Инструкция по подготовке файла с данными об организациях в формате CSV с помощью программы MS Excel.

Для подготовки файла с данными об организациях в формате CSV необходимо выполнить следующие действия:

1. Скачать образец файла нажав на кнопку  в окне «Добавление участников в заявку» (см. Рисунок 5.30).

Примечание: При подготовке файла для заявки на добавление участников в ГАС скачивается файл с наименованием «participants_test_dev.csv». При подготовке файла для заявки на изменение участников в ГАС скачивается файл с наименованием «edit_example.csv».

2. Запустить программу MS Excel.

3. Выбрать пункт «Пустая книга» (Рисунок 1).

Рисунок 1. Пункт «Пустая книга»

4. Перейти во вкладку «Данные» (Рисунок 2).

Рисунок 2. Вкладка «Данные»

5. Нажать на кнопку  для перехода к выбору скачанного образца файла (Рисунок 3).

Рисунок 3. Кнопка «Из текстового/csv файла»

6. Выбрать образец файла в формате CSV в окне «Импорт данных» (Рисунок 4).

Рисунок 4. Окно «Импорт данных»

7. Убедиться, что в поле «Источник файла» окна с настройками информации указано значение «65001: Юникод (UTF-8)» (Рисунок 5). Если это не так, то выбрать нужное значение из выпадающего списка (Рисунок 6).

Рисунок 5. Значение в поле «Источник файла»

Рисунок 6. Список значений поля «Источник файла»

8. Также убедиться, что в поле «Разделитель» окна с настройками информации указано значение «Точка с запятой» (Рисунок 7). В противном случае выбрать нужное значение из выпадающего списка (Рисунок 8).

Рисунок 7. Значение в поле «Разделитель»

Рисунок 8. Список значений поля «Разделитель»

9. Загрузить информацию из образца файла нажав на кнопку .

10. Воспользоваться полосой горизонтальной прокрутки для просмотра информации, которая не вошла в область просмотра (Рисунок 9).

Рисунок 9. Полоса горизонтальной прокрутки

11. Изменить формат ячеек, если в столбце «ОГРН» значения отобразились некорректно (Рисунок 10).

Рисунок 10. Некорректное отображение значений в столбце «ОГРН»

1. Для изменения формата ячеек необходимо выполнить следующие действия:
1. 11.1. Выделить нужные ячейки (Рисунок 11).

Рисунок 11. Выделенные ячейки

1. 11.2. Вызвать контекстное меню нажав на выделенные ячейки правой кнопкой мыши (Рисунок 12).

Рисунок 12. Контекстное меню правой кнопки мыши

1. 11.3. Выбрать пункт «Формат ячеек...» (Рисунок 13).

Рисунок 13. Пункт «Формат ячеек...»

1. 11.4. Выбрать значение «Числовой» во вкладке «Число» окна «Формат ячеек» (Рисунок 14).

Рисунок 14. Значение «Числовой» во вкладке «Число»

1. 11.5. Установить значение «0» в поле «Число десятичных знаков» и завершить изменение формата ячеек нажав на кнопку  (Рисунок 15).

Рисунок 15. Значение «0» в поле «Число десятичных знаков»

1. 11.6. Убедиться, что значения в столбце «ОГРН» отобразились корректно (Рисунок 17).

Рисунок 17. Корректное отображение значений в столбце «ОГРН»

12. Добавить данные по организациям в соответствии с образцом.

13. Перейти во вкладку «Файл» (Рисунок 18).

Рисунок 18. Вкладка «Файл»

14. Выбрать пункт «Сохранить как» (Рисунок 19).

Рисунок 19. Пункт «Сохранить как»

15. Вызвать окно «Сохранение документа» нажав на кнопку  (Рисунок 20).

Рисунок 20. Кнопка «Обзор»

16. Указать наименование подготовленного файла в поле «Имя файла» окна «Сохранение документа» (Рисунок 22).

Рисунок 22. Пример наименования подготовленного файла

17. Указать значение типа сохраняемого файла «CSV (разделитель ─ запятая)» выбрав его из выпадающего списка в поле «Тип файла» (Рисунок 23).

Рисунок 23. Значение типа сохраняемого файла

18. Сохранить подготовленный файл нажав на кнопку  (Рисунок 24).

Рисунок 24. Кнопка «Сохранить»

19. Нажать на кнопку  в уведомлении о сохранении текущего листа (Рисунок 25).

Рисунок 25. Уведомление о сохранении текущего листа