Работа с цифровыми документами предполагает обмен документами, связанными в цепочки по процессам. Все цифровые документы являются частью какого-либо процесса информационного взаимодействия (вида информационного взаимодействия). Перечень видов процессов перечислен в справочнике НСИ Cat01-002-00003 «Виды информационных взаимодействий». Примеры процессов информационного взаимодействия: «Работа с поручением», «Ограничение доступа к документу», «Проверка полномочий» и др.

Начало работы по процессу всегда начинается с цифрового документа, содержащего событие, инициирующее процесс, и задающего процессу уникальный идентификатор. Дальнейшая переписка по одному процессу привязывается к этому идентификатору процесса, пока не будет передано событие, завершающее процесс.

При передаче других документов по ранее инициированному процессу в цифровых документах передается информация о событии, которое ассоциировано с этим документом. Переданное событие указывает в своих параметрах текущий статус события, который определяет текущее состояние процесса (инициация, координация или завершение).

Цифровой документ также передает данные параметров процесса — предметы события. По своей сути предметы события являются основной смысловой частью документа. У каждого процесса свой набор предметов события, которые определены в xsd-схеме этого вида процесса (Exc0X-00X-0000X_*.xsd).

Организации, фигурирующие в цифровом документе и имеющие смысловые функциональные роли в рамках процесса указываются как агенты события. В цифровом документе назначается вид агента события организации («роль» организации в процессе). Например, по процессу «Работа с поручением» одна организация может быть указана как агент «Инициатор» (поручения), другие организации как «Исполнитель», прочие организации как «Соисполнитель» и т. п. У каждого процесса свой набор видов агентов события, которые определены в xsd-схеме этого вида процесса (Exc0X-00X-0000X_*.xsd).

Сведения о подписании и регистрации документа также прописываются в составе цифрового документа.

Справочники НСИ содержат информацию об ассоциации цифровых документов с процессами, событиями, агентами и предметами событий.
XML-файл цифрового документа формируется на основе xsd-схемы из состава ТК НСИ необходимого вида документа (Doc0X-00X-0000X_*.xsd).

Описание базовых структурированных данных приведены в разделе Приложение.

В общем виде формирование цифрового документа выполняется в следующем порядке:

• формирование тела документа;
• формирование данных о подписании документа;
• формирование данных о регистрации документа;
• визуализация документа (если необходима визуализация для просмотра, печати или для подготовки pdf-формата).

Рассмотрим все перечисленные этапы формирования цифрового документа на конкретном примере документа Doc01-005-00001 «Резолюция» по процессу Exc01-005-00001 «Работа с поручением».

Для формирования цифрового документа будет использован «Редактор документов», доступный на официальном сайте ГИС ГосЭДО по адресу https://gosedo.ru/редактор-документов, который позволяет сформировать примеры цифровых документов. Данный редактор может быть использован читателями курса в обучающих целях для подготовки примеров цифровых документов.

Внимание! Версия НСИ в редакторе документов на сайте ГИС ГосЭДО может отличаться от версии НСИ, которая актуальна в текущих процессах информационного взаимодействия. Для подготовки корректных цифровых документов необходимо использовать актуальную версию НСИ, которая доступна на официальном сайте ГИС ГосЭДО в разделе «Форматы документов»→«Цифровые форматы и шаблоны», либо запросить актуальную версию НСИ в техподдержке ГИС ГосЭДО.