На текущий момент в системах электронного документооборота для формирования электронного образа документа используется формат PDF. При получении входящего документа в PDF распознать программно документ затруднительно, нужно чтобы делопроизводители читали документ, затем заполняли карточки документов, расписывали исполнителям и так далее.

Чтобы решить эти проблемы Минцифры по заказу Аппарата Правительства Российской Федерации разработала новый формат документа – цифровой документ, который придет на замену формату PDF.

Цифровой документ представляет собой ZIP-архив с расширением GOSX, включающий следующие структурные элементы:

• а) файл структурированных данных в формате XML (обязательный элемент), содержащий идентификационные данные карточки документа и сведения процесса, определенные регулятором в правилах информационного взаимодействия, а также (при наличии) регистрационные данные и электронные подписи формата XMLDsig;
• б) файлы приложений к цифровому документу (при наличии), перечисленные в секции приложений в файле структурированных данных;
• в) файлы машиночитаемых доверенностей (при наличии), перечисленные в секции подписей в файле структурированных данных.

Основой цифрового документа является файл структурированных данных - файл в формате XML, в котором, в отдельный полях, хранятся сведения документа.

Его преимущества в том, что когда такой документ будет получен в организации, он сможет быть автоматически распознан программно, СЭД распознает данные документа по полям, по определённым правилам документ распишется нужному исполнителю, в нужный департамент, привяжется к нужному вышестоящему документу, нужному процессу, по которому происходит переписка с этим документом.

При этом из файла XML программа может автоматически сформировать печатную форму PDF, и готовить PDF отдельно не нужно.

Еще одно важное преимущество цифровых документов, это то что цифровые документы объединяются в цепочки по процессам. При инициации определенного процесса (например работа по поручению вышестоящего государственного органа, или определенному обращению гражданина) процессу присваивается уникальный идентификатор, и вся переписка, которая происходит по этому процессу привязана к этому идентификатору.

Также в цифровых документах предусмотрено такое понятие как событие, которое характеризует состояние процесса по которому происходит переписка.

Например, рассмотрим процесс исполнения поручения. При выдаче поручения в цифровом документе передается событие «Выдача поручения». Далее происходит переписка между организациями по этому поручению, при этом в цифровых документах каждый раз передается событие: направлен доклад, направлено уведомление о постановке на контроль, направлен доклад соисполнителя, запрошен перенос срока поручения, доклад принят или поручение снято с контроля. При этом все эти события фиксируются в координаторе процессов и ведомство может в любой момент времени запросить отчет из координатора о состоянии процесса и всей переписке по нему.

Уже сейчас разработаны шаблоны и события цифровых документов по процессам поручения Аппарата Правительства Российской Федерации. Находятся в разработке шаблоны цифровых документов по процессам обработки обращений граждан, межведомственного согласования, разработки законопроектов и другие.

Объединение документов в процессные цепочки позволяет получать детальные отчеты о состоянии исполнения процессов, накопленные в облачном сервисе КПГУ. Например, ведомствам доступен отчет из координатора со списком выданных им поручений и их текущем состоянии: какие поручения есть за период, какой срок исполнения, на каком этапе находится исполнение. Таким образом можно увидеть какие поручения сейчас находятся на исполнении и требуют действий от ведомства.

Использование этих возможностей доступно, только если переписка между участниками документооборота происходит с использованием нового формата цифровых документов.