Автоматизированная обработка документов ДСП осуществляется пользователями Программы, которым назначена одна или несколько ролей АРМ МЭДО «ДСП»:

• «Исполнитель» – в рамках процессов по исходящим и внутренним документам создаёт и заполняет карточки документов, инициирует отправку созданных им карточек на согласование и подпись, а также выполняет обработку поступившей резолюции по входящим и внутренним документам;
• «Руководитель» – подписывает исходящие и внутренние документы, а также обрабатывает и создает резолюции по входящим документам;
• «Делопроизводитель» – регистрирует входящие, внутренние и исходящие документы, выполняет отправку исходящих документов получателям; также делопроизводитель инициирует процессы ознакомления, уничтожения и раскрытия документов ДСП по актам;
• «Администратор» – создаёт и редактирует учётные записи пользователей, редактирует штатную структуру организации, а также выполняет настройку Программы.

Для полного цикла работы с документом необходимо наличие хотя бы одного пользователя каждой роли. От назначенной роли зависит, каким образом пользователь участвует в обработке документов ДСП.

При работе с исходящими документами (Рисунок 3.2) пользователь с ролью «Исполнитель»:

• создает в Программе карточку исходящего документа;
• заполняет необходимые поля карточки;
• отправляет её на согласование и подпись.

Если исполнитель указал хотя бы одного согласующего, карточка документа сначала поступит на согласование. Согласующим может быть указан пользователь любой роли. Пользователь, указанный согласующим, может согласовать документ или отказать в согласовании,  вернув карточку на редактирование исполнителю. После положительного решения на этапе согласования карточка поступает руководителю на подпись. Если согласующие не были указаны, документ поступит на подпись руководителю, минуя этап согласования.

Руководитель просматривает полученный документ и принимает решение о его подписании электронно-цифровой подписью или возвращает документ на доработку исполнителю.

После подписания документа руководителем делопроизводитель регистрирует документ и отправляет его получателям.

Внимание! Основной документ может подписать только пользователь с активной ролью «Руководитель». Если делопроизводителю необходимо подписывать документы электронно-цифровой подписью, то администратор должен активировать дополнительную роль «Руководитель» для делопроизводителя.

Рисунок 3.2. Работа с исходящими документами ДСП

При поступлении входящих документов (Рисунок 3.3):

• если документ поступил на бумажном носителе, делопроизводитель сначала создает и заполняет карточку документа, затем передает ее на регистрацию;
• если документ поступил по каналу МЭДО, то делопроизводитель проверяет правильность адресации, комплектность и целостность документов.

При обнаружении ошибки, делопроизводитель отклоняет регистрацию документа с указанием причины.

При положительных результатах проверки делопроизводитель регистрирует входящие документы и направляет их сотрудникам ведомства с ролью «Руководитель» на доклад.

Руководитель просматривает входящий документ и при необходимости добавляет резолюцию на исполнителя. Исполнителем резолюции по входящему документу может быть указан пользователь любой роли.

Исполнитель просматривает поступивший в рамках резолюции входящий документ и принимает решение по исполнению резолюции. При необходимости, исполнитель может добавить резолюцию на другого исполнителя.

После выполнения необходимых мероприятий, указанных в поступившей резолюции, конечный исполнитель устанавливает статус резолюции, соответствующий результату исполнения.

Рисунок 3.3. Работа с входящими документами ДСП

При работе с внутренним документом (Рисунок 3.4) любой пользователь:

• создаёт в Программе карточку внутреннего документа,
• заполняет необходимые поля карточки
• отправляет её на согласование и подпись.

Если создатель карточки указал хотя бы одного согласующего, карточка документа сначала поступит на согласование. Пользователь, указанный согласующим, может согласовать документ или отказать в согласовании, вернув карточку на редактирование исполнителю. После положительного решения на этапе согласования карточка поступает руководителю на подпись. Если согласующие не были указаны, документ поступит на подпись руководителю, минуя этап согласования. 

Руководитель просматривает полученный документ и принимает решение о его подписании электронно-цифровой подписью или возвращает документ на доработку исполнителю.

После подписания документа руководителем делопроизводитель регистрирует документ.

Если на этапе заполнения карточки был указан хотя бы один исполнитель, после регистрации карточка поступает исполнителю по автоматически сформированной резолюции. Исполнитель просматривает поступивший ему внутренний документ и принимает решение по исполнению резолюции. При необходимости, исполнитель может добавить резолюцию на другого исполнителя.

После выполнения необходимых мероприятий, указанных в поступившей резолюции, конечный исполнитель устанавливает статус резолюции, соответствующий результату исполнения.

Рисунок 3.4. Этапы обработки внутреннего документа с применением Программы

В рамках процессов ознакомления, уничтожения и раскрытия документов ДСП (Рисунок 3.5, Рисунок 3.6, Рисунок 3.7) делопроизводитель инициирует создание соответствующих актов. Пользователь любой роли может выполнить согласование созданного акта. Руководитель подписывает поступившие на подпись акты. Акт об ознакомлении вступает в силу сразу после его подписания руководителем. Акты уничтожения и раскрытия после подписания руководителем поступают на регистрацию делопроизводителем. Делопроизводитель регистрирует акты и выполняет их отправку получателям.

Рисунок 3.5. Процесс ознакомления с документом ДСП с применением Программы

Рисунок 3.6. Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП с применением Программы

Рисунок 3.7. Процесс раскрытия экземпляра документа ДСП с применением Программы