На текущий момент в системах электронного документооборота для формирования электронного образа документа используется формат PDF. При получении входящего документа в PDF распознать программно документ затруднительно, нужно чтобы делопроизводители читали документ, затем заполняли карточки документов, расписывали исполнителям и т.д.

Чтобы ускорить эти действия и обеспечить прозрачность выполнения процессов по документам Минцифры России по заказу Аппарата Правительства Российской Федерации разработала новый формат документа – цифровой документ, который придет на замену формату PDF.

Цифровой документ представляет собой ZIP-архив с расширением GOSX, включающий следующие структурные элементы:

• а) файл структурированных данных в формате XML (обязательный элемент), содержащий идентификационные данные карточки документа и сведения процесса, определенные регулятором в правилах информационного взаимодействия, а также (при наличии) регистрационные данные и электронные подписи формата XMLDsig;
• б) файлы приложений к цифровому документу (при наличии), перечисленные в секции приложений в файле структурированных данных;
• в) файлы машиночитаемых доверенностей (при наличии), перечисленные в секции подписей в файле структурированных данных.

Основой цифрового документа является файл структурированных данных - файл в формате XML, в котором в отдельный полях хранятся сведения документа.

Его преимущества в том, что когда такой документ будет получен в организации, он сможет быть автоматически распознан программно, СЭД распознает данные документа по полям, по определённым правилам документ распишется нужному исполнителю, в нужный департамент, привяжется к нужному вышестоящему документу, нужному процессу, по которому происходит переписка с этим документом.

При этом из файла XML программа может автоматически сформировать печатную форму PDF, и готовить PDF-форму документа отдельно не нужно.

Еще одно важное преимущество цифровых документов — это объединение цифровых документов в цепочки по процессам. При инициации определенного процесса (например работа по поручению вышестоящего государственного органа или определенному обращению гражданина), процессу присваивается уникальный идентификатор, и вся переписка, которая происходит по этому процессу, привязана к этому идентификатору.

В цифровой документ включается информация о событии, которое характеризует состояние процесса, по которому происходит переписка. Все  события фиксируются в облачном координаторе процессов и участники документооборота могут в любой момент времени запросить отчет из координатора о состоянии процесса и всей переписки по нему.

Уже сейчас разработаны шаблоны и события цифровых документов по процессам поручения Аппарата Правительства Российской Федерации. Находятся в разработке шаблоны цифровых документов по процессам обработки обращений граждан, межведомственного согласования, разработки законопроектов и другие.

Использование этих возможностей доступно, только если переписка между участниками документооборота происходит с использованием нового формата цифровых документов.