Работа с цифровыми документами предполагает обмен документами, связанными в цепочки по процессам. Все цифровые документы являются частью какого-либо процесса информационного взаимодействия. Перечень процессов информационного взаимодействия перечислен в справочнике НСИ Cat01-002-00003 «Виды информационных взаимодействий».

Начало работы по процессу начинается с цифрового документа, содержащего событие, инициирующее процесс, и задающего процессу уникальный идентификатор. Дальнейшая переписка по одному процессу привязывается к этому идентификатору процесса, пока не будет передано событие, завершающее процесс.

При передаче других документов по ранее инициированному процессу в цифровых документах передается информация о событиях, которые ассоциированы с этим документом.  Переданное событие указывает в своих параметрах текущий статус события, который определяет текущее состояние процесса (инициация, координация или завершение).

Цифровой документ также передает данные параметров процесса — предметы события. По своей сути предметы события являются основной смысловой частью документа. У каждого процесса свой набор предметов события, которые определены в xsd-схеме этого вида процесса (Exc0X-00X-0000X_*.xsd).

В ходе информационного взаимодействия по процессу участники занимают роли агентов, информация о которых включается в состав цифрового документа. У каждого процесса свой набор ролей агентов, которые определены в xsd-схеме этого вида процесса (Exc0X-00X-0000X_*.xsd).

Сведения о подписании и регистрации документа также включаются в состав структурированных данных цифрового документа.

Справочники НСИ содержат информацию об ассоциации цифровых документов с процессами,  событиями, агентами и предметами событий.

XML-файл цифрового документа формируется на основе xsd-схемы из состава ТК НСИ необходимого вида документа (Doc0X-00X-0000X_*.xsd).

В общем виде формирование цифрового документа выполняется в следующем порядке:

• формирование тела документа;
• формирование данных о подписании документа (при необходимости подписания);
• формирование данных о регистрации документа (при необходимости регистрации).

Если требуется визуализация для просмотра, печати или для подготовки формата PDF - выполняется визуализация документа по xsl-шаблону.

Рассмотрим все перечисленные этапы формирования цифрового документа на конкретном примере документа Doc01-005-00001 «Резолюция» по процессу Exc01-005-00001 «Работа с поручением».