В Системе предусмотрено продление созданных в прошлом или текущем году дел на текущий или следующий год. Для начала работы с функцией продления следует раскрыть пункт «Администрирование» области меню и выбрать пункт «Продление дел» (рисунок 2.27).

Рисунок 2.27. Пункт «Продление дел» панели основного меню

Откроется список дел (рисунок 2.28), над которым расположена панель управления, состоящая из следующих элементов:

• список действий — позволяет выбрать действие, которое необходимо совершить;
• кнопка «Применить» — позволяет применить действие к выбранному делу;
• кнопки выбора всех элементов списка — позволяют выбрать все элементы списка, или снять выделение со всех элементов;
• поле с выпадающим списком «Организация» — при наличии нескольких организаций позволяет выбрать одну из них;
• поле с выпадающим списком «Год» — выбор текущего или предыдущего года;
• поле «Перенос на» — информационное поле, содержащее год, на который будет перенесено дело.

Рисунок 2.28. Список дел

Список дел формируется в зависимости от выбранных значений в полях «Организация» и «Год». Список представлен в табличном виде со столбцами:

• «Выбрано» — содержит маркеры, позволяющие выбрать одно или несколько дел, над которыми необходимо произвести действие;
• «Дело» — содержит наименование дела;
• «Год» — год, в котором дело активно;
• «Статус» — содержит действие, которое будет совершено над делом;
• «Документы» — количество документов в деле;
• «Шаблоны» — количество шаблонов в деле;
• «Результат» — при успешном применении действия, указанного в столбце «Статус», будет содержать символ в виде галочки.

Перед тем как совершить действие над делом, необходимо выбрать его в списке путём установки маркера в столбце «Выбрано». Кроме того, можно воспользоваться кнопкой «Выделить все» (), если действие необходимо совершить со всеми делами.

Далее следует выбрать одно из действий из выпадающего списка:

• «Без действия» — позволяет очистить столбец «Статус».
• «Закрыть и создать новое» — дело закрывается в текущем или прошлом году. В следующем или текущем году соответственно создаётся копия дела и номенклатуры. В шаблонах документов и договоров происходит замещение старого дела новым;
• «Создать новое» — в следующем или текущем году создаётся копия дела и номенклатуры. В шаблонах документов и договоров происходит замещение старого дела новым;
• «Продлить» — создаётся номенклатура на следующий или текущий год и соответствующее дело привязывается к данной номенклатуре;
• «Закрыть» — дело закрывается в текущем или прошлом году. Дело удаляется из шаблонов документов и договоров.

После выбора действия следует нажать кнопку «Применить» над списком. В столбце «Статус» отобразится выбранное действие.

Чтобы установленное действие было применено, следует нажать кнопку «Выполнить», расположенную под списком. При успешном применении действия в столбце «Результат» будет установлен маркер в виде галочки (рисунок 2.29).

Рисунок 2.29. Результат применения действия

Примечание: Продлить дело также может пользователь с ролью «Делопроизводитель» из карточки дела, нажав на кнопку, расположенную в поле «Статус».