Вкладка «Фонды» содержит перечень хранилищ ОИК, в которых осуществляется хранение его архивных документов в Архивном учреждении. Наименование и номер фонда(ов) присваивается ОИК автоматически после интеграции Подсистемы «Облачный архив» с подсистемой «ЦХЭД» (Рисунок 2.6).

Администратору не следует выполнять редактирование, удаление и добавление записей в данном справочнике, так как это может привести к ошибкам синхронизации с подсистемой «ЦХЭД».

Рисунок 2.6 . Вкладка НСИ «Фонды»

Список фондов в Подсистеме отображается в виде таблицы (2), заголовки столбцов которой содержат следующие наименования параметров:

• «Наименование»;
• «Номер»;
• «Описание»;
• «Наименование архива»;
• «Код»;
• «По умолчанию»;
• «Актуальность»;
• «Редактировать».

По каждому столбцу таблицы можно выполнить сортировку – по возрастанию значения параметра  или убыванию .

В верхней части экранной формы расположена поисковая строка (1).

В Подсистеме реализована функция быстрого поиска по параметру «Полное или краткое наименование», а также функция поиска с помощью расширенного фильтра по параметрам «Номер фонда», «Актуальность» и «Архив» (Рисунок 2.7).

Рисунок 2.7 . Функция поиска. Вкладка НСИ «Фонды»

Для добавления фонда вручную предназначена кнопка «Добавить фонд», расположенная в левой нижней части формы.

Внимание: Администратору не следует выполнять добавление фонда без согласования с технической поддержкой, так как ввод фонда с неверным номером может привести к сбою синхронизации данного справочника с подсистемой «ЦХЭД».

Для редактирования существующего фонда, необходимо нажать иконку редактирования в строке фонда (столбец «Редактировать»).

Рисунок 2.8 . Столбец «Редактировать» списка фондов

Внимание: Редактирование параметров фонда можно выполнять только по согласованию с технической поддержкой, так как их изменение может привести к сбою синхронизации справочника с подсистемой «ЦХЭД». Администратор может изменить параметры «Актуальность» и «По умолчанию».

После нажатия на иконку редактирования, откроется окно «Редактирование фонда». 

Рисунок 2.9 . Окно «Редактирование фонда»

Администратор может изменить параметры «Актуальность» и «По умолчанию».

Если у фонда отключить маркер «Актуальность», фонд будет недоступен для выбора в карточке сводной описи.

Если у фонда активировать маркер «По умолчанию», этот фонд будет выбираться по умолчанию при создании новой карточки сводной описи и при отправке номенклатуры дел в ЦХЭД.

После завершения редактирования нажать кнопку «Сохранить» для сохранения данных, либо «Отменить» для отмены корректировки фонда.

Подтвердить действие во всплывающем окне (Рисунок 2.10).

Рисунок 2.10 . Окно подтверждения