Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП выполняется с использованием документа «Акт об уничтожении экземпляра документа ДСП». Для запуска процесса уничтожения экземпляра (Рисунок 1.5) делопроизводитель создает карточку цифрового документа (XML), вводит данные в поля карточки, заполнив форму структурированных данных по виду документа «Акт об уничтожении экземпляра ДСП». Если требуется отправка акта об уничтожении автору документа в другую организацию, то акт об уничтожении создается как карточка исходящего документа. В других случаях акт об уничтожении создается как карточка внутреннего документа. После заполнения данных делопроизводитель инициирует процесс обработки акта: отправляет карточку на согласование и подпись. После подписания руководителем акт подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процесс регистрации акта об уничтожении выполняется согласно стандартным процедурам регистрации исходящего или внутреннего документа в зависимости от вида созданной карточки. Если акт об уничтожении был создан как исходящий документ, делопроизводитель отправляет акт получателю (получателям). После этого акт об уничтожении вступает в силу. Программа автоматически удаляет экземпляр документа ДСП из карточки документа, указанного в акте, а также устанавливает признак «Уничтожен» соответствующей карточке документа.

Рисунок 1.5. Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП с применением Программы