Ознакомление с документом ДСП происходит с использованием цифрового документа «Акт об ознакомлении с экземпляром документа ДСП».

Данный документ не имеет адресатов, поэтому следует создавать его как внутренний документ.

Для создания акта об ознакомлении необходимо создать новый цифровой документ (XML) с помощью кнопки  в разделе «Внутренние документы».

Во вкладке «Связи документа» следует нажать кнопку «Добавить связь» (Рисунок 5.23).

Рисунок 5.23. Вкладка «Связи документа»

В открывшемся окне «Выбор документа» во вкладке с нужным видом документа выбрать цифровой документ, для которого выполняется уничтожение экземпляра (Рисунок 5.24).

Рисунок 5.24. Выбор документа, для которого выполняется ознакомление с экземпляром

В результате во вкладке «Связи документа» будет указана связь акта с документом (Рисунок 5.25).

Рисунок 5.25. Вкладка «Связи документа» с указанием связанного документа

На вкладке «Сотрудники» карточки документа указать хотя бы одного подписанта (обязательно), другие участники процесса работы с актом указываются по необходимости (Рисунок 5.26).

Рисунок 5.26. Пример заполнения вкладки «Сотрудники» акта об ознакомлении

На вкладке «Структурированные данные» в форме выбора типа документа следует выбрать:

• вид информационного взаимодействия «Ограничение доступа к документу»;
• вид события «Ознакомление с экземпляром»;
• вид документа «Акт об ознакомлении с экземпляром ДСП» (Рисунок 5.27).

Рисунок 5.27. Выбор типа документа для структурированных данных

После нажатия кнопки «Заполнить данные» откроется форма заполнения структурированных данных по виду документа «Акт об ознакомлении с экземпляром ДСП».

Если акт об уничтожении является документом ДСП, в поле «Содержит сведения ДСП» следует указать значение «Да» (Рисунок 5.28).

Рисунок 5.28. Пример заполнения поля «Содержит сведения ДСП»

Если на вкладке «Связи документа» была указана связь с документом, Программа автоматически заполнит информацию в блоках «ИнформацияОПроцессе» и «ПредметыСобытия» (Рисунок 5.29):

• в блоке «ИнформацияОПроцессе» появится уникальный идентификатор процесса «Ограничение доступа» по связанному документу в виде текстовой кнопки «Ограничение доступа к документу от <дата> #<идентификатор_процесса>»;
• в блоке «ПредметыСобытия» будет заполнено поле «НомерЭкземпляра» уникальным цифровым идентификатором экземпляра, по которому создается акт об ознакомлении.

Рисунок 5.29. Форма структурированных данных с заполненной информацией о процессе и номере экземпляра

Далее необходимо нажать кнопку . Откроется окно, в котором необходимо выбрать пользователя Программы, которому будет предоставлен доступ к документу по акту (Рисунок 5.30).

Рисунок 5.30. Окно выбора сотрудника, которому будет предоставлен доступ к карточке документа по акту об ознакомлении

После выбора пользователя его Ф.И.О. появится в поле «Сотрудник» в виде текстовой кнопки (Рисунок 5.31).

Рисунок 5.31. Пример заполненного поля «Сотрудник» структурированных данных

При необходимости можно добавить сотрудника, которому будет предоставлен доступ к документу по акту, используя кнопку .

Для отправки акта на согласование и подпись следует нажать кнопку . Акт поступит на согласование (если указаны согласующие), а затем на подпись указанным руководителям.

Акт об ознакомлении не требует регистрации и вступает в силу сразу после его подписания. После подписания акта, в истории документа будет зафиксирован факт ознакомления сотрудника с документом (Рисунок 5.32), а пользователи, указанные в структурированных данных в блоке «Сотрудники», получат доступ к карточке документа в рамках задачи вида «Наблюдение».

Рисунок 5.32. История документа после подписания акта об ознакомлении