Уничтожение экземпляра документа ДСП происходит с использованием цифрового документа «Акт об уничтожении экземпляра ДСП».

Если автором экземпляра документа ДСП, который подлежит уничтожению, является другая организация, следует создавать акт об уничтожении как исходящий документ, так как такой акт должен быть направлен автору документа. В других случаях акт об уничтожении может быть создан как внутренний документ.

Для создания акта об уничтожении необходимо создать новый цифровой документ (XML) с помощью кнопки  в разделе:

• «Исходящие документы» - если требуется отправка акта автору документа в другую организацию;
• «Внутренние документы» - если не требуется отправка акта в другую организацию.

Во вкладке «Связи документа» следует нажать кнопку «Добавить связь» (Рисунок 5.13).

Рисунок 5.13. Вкладка «Связи документа»

В открывшемся окне «Выбор документа» во вкладке с нужным видом документа выбрать цифровой документ, для которого выполняется уничтожение экземпляра (Рисунок 5.14).

Рисунок 5.14. Выбор документа, для которого выполняется уничтожение экземпляра

В результате во вкладке «Связи документа» будет указана связь акта с документом (Рисунок 5.15).

Рисунок 5.15. Вкладка «Связи документа» с указанием связанного документа

На вкладке «Сотрудники» карточки документа указать согласующих (при необходимости) и хотя бы одного подписанта (обязательно) (Рисунок 5.16).

Рисунок 5.16. Пример заполнения вкладки «Сотрудники»

На вкладке «Структурированные данные» в форме выбора типа документа следует выбрать:

• вид информационного взаимодействия «Ограничение доступа к документу»;
• вид события «Уничтожение экземпляра»;
• вид документа «Акт об уничтожении экземпляра ДСП» (Рисунок 5.17).

Рисунок 5.17. Выбор типа документа для структурированных данных

После нажатия кнопки «Заполнить данные» откроется форма заполнения структурированных данных по виду документа «Акт об уничтожении экземпляра ДСП».

Если акт об уничтожении является документом ДСП, в поле «Содержит сведения ДСП» следует указать значение «Да» (Рисунок 5.18).

Рисунок 5.18. Пример заполнения поля «Содержит сведения ДСП»

Если на вкладке «Связи документа» была указана связь с документом, Программа автоматически заполнит информацию в блоках «ИнформацияОПроцессе» и «АгентыСобытия» (Рисунок 5.19):

• в блоке «ИнформацияОПроцессе» появится уникальный идентификатор процесса «Ограничение доступа» по связанному документу в виде текстовой кнопки «Ограничение доступа к документу от <дата> #<идентификатор_процесса>»;
• в блоке «АгентыСобытия» будет заполнено поле «АвторДокумента», в котором указана организация-автор документа;
• в блоке «ПредметыСобытия» будет заполнено поле «НомерЭкземпляра» уникальным цифровым идентификатором экземпляра, подлежащего уничтожению.

Рисунок 5.19. Форма структурированных данных с заполненной информацией о процессе, авторе документа и номере экземпляра

Примечание: Организации, указанной как автор документа, будет отправлен акт о раскрытии, если он создан как исходящий документ.

Далее в блоке «ПредметыСобытия» необходимо заполнить обязательное тестовое поле «ПричинаУничтожения», указав причину уничтожения экземпляра документа ДСП (Рисунок 5.20).

Рисунок 5.20. Пример заполненного поля «ПричинаУничтожения»

Для отправки акта на согласование и подпись следует нажать кнопку . Акт поступит на согласование (если указаны согласующие), а затем на подпись указанным руководителям.

После подписания акт станет доступен делопроизводителю для регистрации. Делопроизводителю следует выполнить регистрацию акта, согласно стандартной процедуре регистрации цифрового документа, описанной в разделах:

• 2.6 Регистрация цифрового документа (XML) - для исходящего документа;
• 4.5 Регистрация цифрового документа (XML) - для внутреннего документа.

Если акт был создан как исходящий документ, необходимо подписать и отправить контейнеры, как описано разделе 2.7 Подпись и отправка контейнеров. Акт будет отправлен автору документа, указанному в структурированных данных.

После этого акт об уничтожении вступает в силу:

• экземпляр основного документа, уничтоженного по акту, будет удалён из базы данных и из карточки документа;
• в карточке документа, уничтоженного по акту, появится красная отметка «(Уничтожен)» в заголовке карточки (Рисунок 5.21);
• факт уничтожения экземпляра документа ДСП будет зафиксирован в истории документа (Рисунок 5.22).

Рисунок 5.21. Карточка цифрового документа после процедуры уничтожения

Рисунок 5.22. Запись об уничтожении экземпляра в истории документа ДСП