В Программе предусмотрена возможность создания карточки входящего документа с целью ввода в базу входящего документа ДСП, поступившего на бумажном носителе.

Для создания карточки входящего документа вручную, делопроизводителю необходимо перейти в раздел «Входящие документы»→«Черновики» (Рисунок 3.1) и нажать кнопку , расположенную в верхней правой части рабочей области.

Рисунок 3.1. Раздел «Входящие документы»→«Черновики»

Откроется окно «Черновик входящего документа».

Рисунок 3.2. Окно «Черновик входящего документа»

Необходимо заполнить поля открывшейся формы в соответствии с документом, поступившим на бумажном носителе (для отображения всех полей необходимо воспользоваться вертикальной прокруткой окна):

• «Гриф ограничения доступа к документам» - гриф ограничения доступа, выбирается из раскрывающегося списка значений: «Информация ограниченного распространения» или «Обычная информация»;
• «Отправитель» - наименование организации-отправителя документа;
• «Вид документа» - вид документа, выбирается из справочника видов документов в соответствии с загруженной версией нормативно-справочной информации;
• «Тема» - тема документа;
• «Основной документ» - файл отсканированной копии экземпляра поступившего документа в формате PDF;
• «Вложения» - файлы вложений;
• «Исх.рег.номер» - исходящий регистрационный номер документа у отправителя;
• «Исх.рег.дата» - дата регистрации документа у отправителя;
• «Получен» - дата получения документа в текущей организации;
• «Автор» - Ф.И.О. автора основного документа;
• «Должность автора» - должность автора основного документа;
• «Исполнитель» - Ф.И.О. исполнителя, указанного в основном документе;
• «Должность исполнителя» - должность исполнителя, указанного в основном документе;
• «Телефон исполнителя» - телефон исполнителя, указанного в основном документе.

Для сохранения введённых данных (Рисунок 3.3) как черновик, необходимо нажать кнопку . Карточка документа будет сохранена в статусе «Черновик» и станет доступна в разделах «Входящие документы»→«Все» и «Входящие документы»→«Черновики» для просмотра и дальнейшего редактирования.

Рисунок 3.3. Пример заполненных данных в форме ввода документа с бумажного носителя

После завершения заполнения всех полей для отправки документа на регистрацию в окне «Черновик входящего документа» необходимо нажать кнопку .

Документ будет сохранен как карточка входящего документа в статусе «На регистрации», а редактирование карточки станет недоступно. При этом в поле «Источник» карточки входящего документа будет указано значение «Ручной ввод» (Рисунок 3.4).

Рисунок 3.4. Фрагмент карточки документа в статусе «На регистрации», введённой с бумажного носителя

Дальнейшая работа с карточкой такого документа выполняется аналогично документу, поступившему по каналу МЭДО.