Процесс раскрытия документа ДСП выполняется с использованием документа «Акт о раскрытии документа ДСП». Акт о раскрытии создается организацией, если она является автором документа, для которого проводится процедура раскрытия. Если текущая организация не является автором документа, акт о раскрытии должен поступить как входящий документ от другой организации.

Для запуска процесса раскрытия документа ДСП, автором которого является текущая организация (Рисунок 1.6), делопроизводитель создает карточку цифрового документа (XML), вводит данные в поля карточки, заполнив форму структурированных данных по виду документа «Акт о раскрытии документа ДСП». Если требуется отправка акта о раскрытии владельцам всех его экземпляров в другие организации, то акт о раскрытии создается как карточка исходящего документа. В других случаях акт о раскрытии создается как карточка внутреннего документа. После заполнения данных, делопроизводитель инициирует процесс обработки акта: отправляет карточку на согласование и подпись руководителю. После подписания руководителем, акт подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процесс регистрации акта о раскрытии выполняется согласно стандартным процедурам регистрации исходящего или внутреннего документа в зависимости от вида созданной карточки. Если акт о раскрытии был создан как исходящий документ, делопроизводитель отправляет акт получателям. После этого акт о раскрытии вступает в силу. Программа автоматически зачеркивает пометку «ДСП» в карточке документа, указанного в акте, а также автоматически прикрепляет файл акта к карточке документа в качестве вложения.

Рисунок 1.6. Процесс раскрытия экземпляра документа ДСП с применением Программы, если автором документа ДСП является текущая организация

Акт о раскрытии может поступить в организацию как входящий документ от организации-автора документа ДСП, который был получен от этой организации ранее как входящий документ. Входящий акт о раскрытии подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процесс регистрации акта о раскрытии проходит согласно стандартной процедуре регистрации входящего документа. После завершения процесса регистрации акт вступает в силу. Программа автоматически зачеркивает пометку «ДСП» в карточке входящего документа, указанного в акте, а также автоматически прикрепляет файл акта к карточке документа в качестве вложения.

Рисунок 1.7. Процесс раскрытия документа ДСП с применением Программы при поступлении входящего акта о раскрытии