Перед принятием решения о подписании документа делопроизводитель должен ознакомиться с информацией в карточке и просмотреть документ.

Для ознакомления с карточкой документа следует нажать на интересующую строку в списке внутренних документов.

Откроется карточка внутреннего документа (Рисунок 4.3), в заголовке которой отображаются следующие элементы:

• специальная отметка «ДСП», которая указывает на принадлежность документа к документам ДСП;
• статус карточки документа (указан в скобках);
• кнопка , позволяющая закрыть окно карточки документа.

Рисунок 4.3. Окно «Карточка внутреннего документа»

Далее отображаются кнопки действий:

• «Зарегистрировать» – для запуска процедуры регистрации документа;
• «Выгрузить контейнер» – для выгрузки контейнера с документом;
• «Печать документа» – для печати основного документа;
• «Просмотреть документ» – для просмотра основного документа.

Данные в карточке сгруппированы по следующим вкладкам:

• «Общее»;
• «Связанные документы»;
• «Согласование»;
• «Подписание»;
• «Исполнение»;
• «Наблюдатели»;
• «История».

Во вкладке «Общее» внутреннего документа (Рисунок 4.3) отображены подробные сведения о карточке документа в виде списка полей:

• «Вложения» – дополнительные файлы вложений;
• «Тема» – тема документа;
• «Создан» – время и дата создания карточки;
• «Описание» – описание документа;
• «Вид документа» – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов, указанной исполнителем при создании карточки документа;
• «Исполнитель» – Ф.И.О. пользователя Программы, который назначен исполнителем по автоматической резолюции (документ поступит данному пользователю после регистрации делопроизводителем).

Вкладки «Связанные документы» (Рисунок 4.4), «Согласование» (Рисунок 4.5), «Подписание» (Рисунок 4.6) и «История» (Рисунок 4.7) внутреннего документа аналогичны подобным вкладкам карточки исходящего документа, подробно рассмотренным в разделе 2.2 Ознакомление с карточкой документа.

Рисунок 4.4. Вкладка «Связанные документы» карточки внутреннего документа

Рисунок 4.5. Вкладка «Согласование» карточки внутреннего документа

Рисунок 4.6. Вкладка «Подписание» карточки внутреннего документа

Рисунок 4.7. Вкладка «История» внутреннего документа

Вкладка «Исполнение» содержит информацию об исполнении резолюций по документу (Рисунок 4.8). Данные представлены в виде таблицы со столбцами:

• «Исполнитель/Дата» - Ф.И.О. исполнителей, указанных при создании карточки документа;
• «Номер» - номер задачи вида «Исполнение», назначенной на исполнителя;
• «Статус» - статус исполнения резолюции;
• «Резолюция» - текст резолюции, назначенной на исполнителя (если был указан);
• «Ответ» - комментарий, оставленный исполнителем при изменении статуса резолюции.

Рисунок 4.8. Вкладка «Исполнение» внутреннего документа

На вкладке «Наблюдатели» указана информация о пользователях, которым открыт доступ к наблюдению за карточкой внутреннего документа. Документ становится доступен наблюдателям после его регистрации. До момента регистрации документа сведения о наблюдателях не отображаются.