Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП выполняется с использованием документа «Акт об уничтожении экземпляра документа ДСП». Для запуска процесса уничтожения экземпляра (Рисунок 1.5) делопроизводитель создает карточку документа, заполнив структурированные данные по виду документа «Акт об уничтожении экземпляра ДСП». Если требуется отправка акта об уничтожении автору документа в другую организацию, то акт об уничтожении создается как карточка исходящего документа. В других случаях акт об уничтожении создается как карточка внутреннего документа. После заполнения данных делопроизводитель инициирует процесс обработки акта: отправляет карточку на согласование и подпись. После подписания руководителем акт подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процесс регистрации акта об уничтожении выполняется согласно стандартным процедурам регистрации исходящего или внутреннего документа в зависимости от вида созданной карточки. Если акт об уничтожении был создан как исходящий документ, делопроизводитель отправляет акт получателю (получателям). После этого акт об уничтожении вступает в силу. Программа автоматически удаляет экземпляр документа ДСП из карточки документа, указанного в акте, а также устанавливает признак «Уничтожен» соответствующей карточке документа.

Рисунок 1.5. Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП с применением Программы