Ознакомление с документом ДСП происходит с использованием цифрового документа «Акт об ознакомлении с экземпляром документа ДСП».

Данный документ не имеет адресатов, поэтому следует создавать его как внутренний документ.

Для создания акта о раскрытии необходимо создать документ нажатием на кнопку  в разделе «Внутренние документы».

Заполнить данные на вкладке «Общее».

Во вкладке «Связи» следует нажать кнопку  в поле «Связи с другими документами» (Рисунок 5.26).

Рисунок 5.26. Вкладка «Связи документа»

В открывшемся окне «Выбор документа» во вкладке с нужным видом документа выбрать цифровой документ, для которого выполняется ознакомление (Рисунок 5.27).

Рисунок 5.27. Выбор документа, для которого выполняется ознакомление с экземпляром

В результате во вкладке «Связи» будет указана связь акта с документом (Рисунок 5.28).

Рисунок 5.28. Вкладка «Связи документа» с указанием связанного документа

На вкладке «Сотрудники» карточки документа указать хотя бы одного подписанта (обязательно), другие участники процесса работы с актом указываются по необходимости (Рисунок 5.29).

Рисунок 5.29. Пример заполнения вкладки «Сотрудники» акта об ознакомлении

Перейдя на вкладку «Структурированные данные» автоматически откроется окно «Выбор процесса» (Рисунок 5.30), в нём необходимо установить маркер напротив поля «Показывать все процессы».

Рисунок 5.30. Окно «Выбор процесса»

Затем выбрать процесс «Ограничение доступа», откроется окно «Ограничение доступа к документу» (Рисунок 5.31), в нём необходимо нажать кнопку «Выбрать».

Рисунок 5.31. Окно «Ограничение доступа к документу»

На вкладке «Структурированные данные» в форме выбора типа документа будет автоматически заполнен вид информационного взаимодействия «Ограничение доступа к документу (1.0.0)» (Рисунок 5.32).

Рисунок 5.32. Выбор типа документа для структурированных данных

Далее на вкладке «Структурированные данные» в форме выбора типа документа следует выбрать:

• вид события «Ознакомление с экземпляром»;
• вид документа «Акт об ознакомлении с экземпляром ДСП» (Рисунок 5.33).

Рисунок 5.33. Выбор типа документа для структурированных данных

После нажатия кнопки «Заполнить данные» откроется форма заполнения структурированных данных по виду документа «Акт об ознакомлении с экземпляром ДСП».

Если на вкладке «Связи» была указана связь с документом, Программа автоматически заполнит информацию в блоках «ИнформацияОПроцессе» и «ПредметыСобытия» (Рисунок 5.34):

• в блоке «ИнформацияОПроцессе» появится уникальный идентификатор процесса «Ограничение доступа» по связанному документу в виде текстовой кнопки «Ограничение доступа к документу от <дата> #<идентификатор_процесса>»
• в блоке «ПредметыСобытия» будет заполнено поле «НомерЭкземпляра» уникальным цифровым идентификатором экземпляра, по которому создается акт об ознакомлении.

Рисунок 5.34. Форма структурированных данных с заполненной информацией

Далее необходимо нажать кнопку . Откроется окно, в котором необходимо выбрать пользователя Программы, которому будет предоставлен доступ к документу по акту (Рисунок 5.35).

Рисунок 5.35. Окно выбора сотрудника, которому будет предоставлен доступ к карточке документа по акту об ознакомлении

После выбора пользователя его Ф.И.О. появится в поле «Сотрудник» в виде текстовой кнопки (Рисунок 5.36).

Рисунок 5.36. Пример заполненного поля «Сотрудник» структурированных данных

При необходимости можно добавить сотрудника, которому будет предоставлен доступ к документу по акту, используя кнопку .

Для отправки акта на согласование и подпись следует нажать кнопку . Акт поступит на согласование (если указаны согласующие), а затем на подпись указанным руководителям.

Акт об ознакомлении не требует регистрации и вступает в силу сразу после его подписания. После подписания акта, в истории документа будет зафиксирован факт ознакомления сотрудника с документом (Рисунок 5.37), а пользователи, указанные в структурированных данных в блоке «Сотрудники», получат доступ к карточке документа в рамках задачи вида «Наблюдение».

Рисунок 5.37. История документа после подписания акта об ознакомлении