Для создания акта о раскрытии необходимо создать документ нажатием на кнопку в разделе:

• «Исходящие документы» - для исходящего документа, если требуется отправка акта владельцам экземпляров в другие организации;
• «Внутренние документы» - для внутреннего документа, если не требуется отправка акта в другие организации.

Заполнить данные на вкладке «Общее».

Во вкладке «Связи» следует нажать кнопку  в поле «Связи с другими документами» (Рисунок 5.1).

Рисунок 5.1. Поле «Связи с другими документами» во вкладке «Связи»

В открывшемся окне «Выбор документа» во вкладке с нужным видом документа выбрать цифровой документ, для которого выполняется раскрытие (Рисунок 5.2).

Рисунок 5.2. Выбор документа, для которого выполняется раскрытие

В результате во вкладке «Связи» будет указана связь акта с выбранным документом (Рисунок 5.3).

Рисунок 5.3. Заполненное поле «Связи с другими документами» во вкладке «Связи»

Примечание: Для исходящих документов на вкладке «Получатели» необходимо указать получателей, всех владельцев экземпляров. Это можно сделать нажатием на кнопку «Заполнить автоматически».

На вкладке «Сотрудники» карточки документа указать согласующих (при необходимости) и хотя бы одного подписанта (обязательно) (Рисунок 5.4).

Рисунок 5.4. Пример заполнения вкладки «Сотрудники»

Перейдя на вкладку «Структурированные данные» автоматически откроется окно «Выбор процесса» (Рисунок 5.5), в нём необходимо установить маркер напротив поля «Показывать все процессы».

Рисунок 5.5. Пример заполнения вкладки «Сотрудники»

Затем выбрать процесс «Ограничение доступа», откроется окно «Ограничение доступа к документу» (Рисунок 5.6), в нём необходимо нажать кнопку «Выбрать».

Рисунок 5.6. Пример заполнения вкладки «Сотрудники»

На вкладке «Структурированные данные» в форме выбора типа документа будут автоматически заполнены следующие данные (Рисунок 5.7):

• вид информационного взаимодействия «Ограничение доступа к документу (1.0.0)»;
• вид события «Раскрытие доступа»;
• вид документа «Акт о раскрытии документа ДСП».

Рисунок 5.7. Выбор типа документа для структурированных данных

Далее необходимо нажать кнопку «Заполнить данные», после этого откроется форма заполнения структурированных данных по виду документа «Акт о раскрытии документа ДСП».

Программа автоматически заполнит информацию в блоках «ИнформацияОПроцессе» и «Корреспондент» (Рисунок 5.8):

• в блоке «ИнформацияОПроцессе» появится уникальный идентификатор процесса «Ограничение доступа» по связанному документу в виде текстовой кнопки «Ограничение доступа к документу от <дата> #<идентификатор_процесса>»;
• в блоке «АгентыПолучатели» будут добавлены поля «Корреспондент», в которых указаны организации-владельцы всех экземпляров документа.

Рисунок 5.8. Форма структурированных данных с заполненной информацией

При необходимости, можно добавить организацию-владельца экземпляра используя кнопку «Корреспондент».

Примечание: Организациям, указанным как корреспондент, будет отправлен акт о раскрытии, если он создан как исходящий документ.

Далее в блоке «ПредметыСобытия» необходимо заполнить обязательное текстовое поле «ПричинаРаскрытия», указав причину раскрытия документа ДСП (Рисунок 5.9).

Рисунок 5.9. Пример заполненного поля «ПричинаРаскрытия»

Для отправки акта на согласование и подпись следует нажать кнопку   карточки документа. Акт поступит на согласование (если указаны согласующие), а затем на подпись указанным руководителям.

После подписания акт станет доступен делопроизводителю для регистрации. Делопроизводителю следует выполнить регистрацию акта, согласно стандартной процедуре регистрации цифрового документа, описанной в разделах:

• 2.5 Регистрация документа – для исходящего документа;
• 4.4 Регистрация документа – для внутреннего документа.

Если акт был создан как исходящий документ, необходимо подписать и отправить контейнеры, как описано разделе 2.6 Подпись и отправка контейнеров. Акт будет отправлен всем владельцам экземпляров, указанным в структурированных данных.

После этого акт о раскрытии вступает в силу.

В карточке документа, чей процесс ограничения доступа был указан в структурированных данных, станет зачеркнута пометка «ДСП», а файл акта о раскрытии будет прикреплен к карточке документа в качестве вложения (Рисунок 5.10).

Рисунок 5.10. Карточка документа после процедуры раскрытия

В истории документа будет зафиксирован факт раскрытия документа по акту (Рисунок 5.11).

Рисунок 5.11. Запись о раскрытии документа ДСП в истории документ