1.2 Карточка документа
Карточка документа представляет собой набор атрибутов и компонент для фиксирования информации о документе. В рамках существующих в АРМ МЭДО «ДСП» процессов предусмотрены следующие виды карточек документов:
- «Входящий» – для хранения и обработки информации о входящем документе;
- «Исходящий» – для хранения и обработки информации об исходящем документе;
- «Внутренний» – для хранения и обработки информации о внутреннем документе.
Для формирования и хранения информации о документах в разном формате предусмотрены следующие типы карточек:
- карточка текстового документа (PDF);
- карточка цифрового документа (XML).
Карточка текстового документа (PDF) предусматривает хранение и передачу основного документа в файле формата PDF.
Карточка цифрового документа (XML) предусматривает хранение и передачу основного документа в файле формата XML.
На каждом этапе обработки документа ДСП карточка принимает определённый статус, позволяющий определить её текущее состояние. Статус карточки зависит от вида документа и текущего этапа её обработки (Рисунок 1.1, Рисунок 1.2 и Рисунок 1.3).
Рисунок 1.1. Схема движения карточки исходящего документа по статусам
Рисунок 1.2. Схема движения карточки входящего документа по статусам
Рисунок 1.3. Схема движения карточки внутреннего документа по статусам
Ниже представлен перечень статусов карточки документа с указанием условий их присвоения (Таблица 1).
Таблица 1. Перечень статусов карточек документов
| Статус | Условия присвоения |
|---|---|
| Исходящий документ | |
| «Черновик» | Автоматическое присвоение статуса созданной карточке документа после заполнения и сохранения введённых данных. Автоматическое присвоение статуса карточке документа после отказа в согласовании или при возврате на доработку руководителем. |
| «Удалено» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа в статусе «Черновик» после удаления карточки исполнителем. |
| «На согласовании» | Статус присваивается карточке исходящего документа, если в карточке был указан согласующий сотрудник и карточка была отправлена на согласование. |
| «На подписи» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа после отправки документа на подпись. |
| «Подписан» | Автоматическое присвоение статуса карточке с поступившим на регистрацию документом после выполнения функции подписания. |
| «Зарегистрирован» | Статус присваивается вручную после просмотра подписанного документа и выполнения функции регистрации. |
| «Отправлен» | Автоматическое присвоение статуса зарегистрированному документу после выполнения функции отправки. |
| Входящий документ | |
| «Черновик» | Автоматическое присвоение статуса созданной карточке документа, поступившего на бумажном носителе, после заполнения и сохранения данных. |
| «На регистрации» | Автоматическое присвоение статуса карточке входящего документа, поступившего по каналу МЭДО. Статус присваивается вручную после отправки на регистрацию карточки документа, поступившего на бумажном носителе. |
| «Перенаправлен в СЭД» | Статус присваивается вручную после выполнения функции перенаправления документа в СЭД. |
| «Зарегистрирован» | Статус присваивается вручную, после успешной проверки входящего документа и выполнения функции регистрации. |
| «Отказ в регистрации» | Статус присваивается вручную, при отказе в регистрации после проверки входящего документа. |
| «На исполнении» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа, отправленной на доклад руководителю или по которой была добавлена резолюция на исполнителя. |
| «Исполнен» | Автоматическое присвоение статуса после исполнения резолюции по документу. |
| Внутренний документ | |
| «Черновик» | Автоматическое присвоение статуса созданной карточке документа после заполнения и сохранения введённых данных. Автоматическое присвоение статуса карточке документа после отказа в согласовании или при возврате на доработку руководителем. |
| «На согласовании» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа, если в карточке был указан согласующий сотрудник и карточка была отправлена на согласование. |
| «На подписании» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа после отправки документа на подпись. |
| «На регистрации» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа после выполнения функции подписания. |
| «На исполнении» | Автоматическое присвоение статуса карточке документа после выполнения функции регистрации, если в карточке был указан исполнитель. |
| «Отработан» | Автоматическое присвоение статуса карточке после изменения статуса резолюции исполнителем. Автоматическое присвоение статуса карточке после регистрации документа, если в карточке не был указан исполнитель. |