Процесс ознакомления с документом ДСП выполняется с использованием документа «Акт об ознакомлении с экземпляром документа ДСП». Для запуска процесса ознакомления (Рисунок 1.7) делопроизводитель создает карточку цифрового внутреннего документа (XML), вводит данные в поля карточки, заполнив форму структурированных данных по виду документа «Акт об ознакомлении с документом ДСП». Далее делопроизводитель инициирует процесс обработки акта: отправляет карточку на согласование и подпись. Если был указан согласующий, акт поступает ему на согласование. После положительного решения на этапе согласования акт поступает руководителю на подпись. Руководитель подписывает акт ЭП. Процессы согласования и подписания проходят согласно стандартным этапам обработки карточки внутреннего документа (см. раздел 1.4.3 Процесс работы с внутренним документом). Акт об ознакомлении вступает в силу сразу после его подписания руководителем. После подписания акта Программа автоматически предоставляет доступ к карточке документа ДСП определенному пользователю (или нескольким пользователям) согласно информации, указанной в акте об ознакомлении. Пользователю, указанному в акте об ознакомлении, становится доступна для просмотра карточка документа, включая все данные карточки. Для просмотра экземпляра пользователь выполняет просмотр документа в карточке.

Рисунок 1.7. Процесс ознакомления с документом ДСП с применением Программы