Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП выполняется с использованием документа «Акт об уничтожении экземпляра документа ДСП». Для запуска процесса уничтожения экземпляра (Рисунок 1.8) делопроизводитель создает карточку цифрового документа (XML), вводит данные в поля карточки, заполнив форму структурированных данных по виду документа «Акт об уничтожении экземпляра ДСП». Если требуется отправка акта об уничтожении автору документа в другую организацию, то акт об уничтожении создается как карточка исходящего документа. В других случаях акт об уничтожении создается как карточка внутреннего документа. После заполнения данных делопроизводитель инициирует процесс обработки акта: отправляет карточку на согласование и подпись. Если был указан согласующий, акт поступает ему на согласование. После положительного решения на этапе согласования акт поступает руководителю на подписание. Руководитель подписывает акт ЭП. После подписания акт подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процессы согласования, подписания и регистрации акта об уничтожении проходят согласно стандартным этапам обработки карточки исходящего или внутреннего документа в зависимости от вида созданной карточки (см. разделы 1.4.3 Процесс работы с внутренним документом и 1.4.1 Процесс работы с исходящим документом). Если акт об уничтожении был создан как исходящий документ, делопроизводитель отправляет акт получателю (получателям). После этого акт об уничтожении вступает в силу. Программа автоматически удаляет экземпляр документа ДСП из карточки документа, указанного в акте, а также устанавливает признак «Уничтожен» соответствующей карточке документа.

Рисунок 1.8. Процесс уничтожения экземпляра документа ДСП с применением Программы