Процесс раскрытия документа ДСП выполняется с использованием документа «Акт о раскрытии документа ДСП». Акт о раскрытии создается организацией, если она является автором документа, для которого проводится процедура раскрытия. Если текущая организация не является автором документа, акт о раскрытии должен поступить как входящий документ от другой организации.

Для запуска процесса раскрытия документа ДСП, автором которого является текущая организация (Рисунок 1.9), делопроизводитель создает карточку цифрового документа (XML), вводит данные в поля карточки, заполнив форму структурированных данных по виду документа «Акт а раскрытии документа». Если требуется отправка акта о раскрытии владельцам всех его экземпляров в другие организации, то акт о раскрытии создается как карточка исходящего документа. В других случаях акт о раскрытии создается как карточка внутреннего документа. После заполнения данных делопроизводитель инициирует процесс обработки акта: отправляет карточку на согласование и подпись. Если был указан согласующий, акт поступает ему на согласование. После положительного решения на этапе согласования акт поступает руководителю на подписание. Руководитель подписывает акт ЭП. После подписания акт подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процессы согласования, подписания и регистрации акта о раскрытии проходят согласно стандартным этапам обработки карточки исходящего или внутреннего документа в зависимости от вида созданной карточки (см. разделы 1.4.1 Процесс работы с исходящим документом и 1.4.3 Процесс работы с внутренним документом). Если акт о раскрытии был создан как исходящий документ, делопроизводитель отправляет акт получателям. После этого акт о раскрытии вступает в силу. Программа автоматически зачеркивает пометку «ДСП» в карточке документа, указанного в акте, а также автоматически прикрепляет файл акта к карточке документа в качестве вложения.

Рисунок 1.9. Процесс раскрытия экземпляра документа ДСП с применением Программы, если автором документа ДСП является текущая организация

Акт о раскрытии может поступить в организацию как входящий документ от организации-автора документа ДСП, который был получен от этой организации ранее как входящий документ (Рисунок 1.10). Входящий акт о раскрытии подлежит обязательной регистрации делопроизводителем. Процесс регистрации акта о раскрытии проходит согласно стандартной процедуре регистрации входящего документа (см. раздел 1.4.2 Процесс работы с входящим документом). После завершения процесса регистрации акт вступает в силу. Программа автоматически зачеркивает пометку «ДСП» в карточке входящего документа, указанного в акте, а также автоматически прикрепляет файл акта к карточке документа в качестве вложения.

Рисунок 1.10. Процесс раскрытия документа ДСП с применением Программы при поступлении входящего акта о раскрытии