Справочник «Дела» необходим для просмотра существующих дел организации и входящих в них документов. Справочник доступен в меню «Канцелярия» – «Дела»:

Рисунок 3.13. Расположение справочника «Дела»

Для фильтрации списка дел предусмотрены следующие поля:

• «Наименование»;
• «Год»;
• «Организация»;
• «Подразделение».

После заполнения полей необходимо нажать на кнопку «Применить».

Рисунок 3.14. Поля «Наименование», «Год», «Организация» и «Подразделения» справочника «Дела»

Кнопка «Расширенный режим» позволяет активировать возможность выбрать, либо создать фильтры для поиска дел из списка.

Рисунок 3.15. Кнопка «Расширенный режим»

В левой части страницы отображается список томов, в состав которых входят документы.

Рисунок 3.16. Список дел по томам справочника «Дела»

Тома можно создавать, изменять и удалять с помощью соответствующих кнопок панели действий:

•  – «Создать»;
•  – «Изменить»;
•  – «Удалить».

Рисунок 3.17. Панель действий списка дел по томам

При создании и редактировании тома необходимо заполнить поля в открывшейся форме:

• «Номер тома» – номер тома дел;
• «Документ с» – дата заведения дела;
• «Документ по» – дата прекращения дела;
• «Количество листов» – количество листов подшитых в дело;
• «Расположение» – физическое местонахождение тома дела в организации;
• «Комментарий»;
• «Статус» – статус, в котором находится дело («Активно», «Закрыто», «Передано в архив», «В архиве», «Уничтожено»). В зависимости от статуса ниже будут отображаться кнопки действий – «Закрыть», «Вернуть в пользование», «Передать в архив»;
• «Номенклатура дел» – задаётся путём выбора из справочника. Если номенклатура относится к предыдущему году, в конце этого поля будет отображаться кнопка «+», позволяющая продлить дело;
• «Нумератор».

Рисунок 3.18.Страница «Редактирование дела»

Для того чтобы завершить создание или редактирование дела необходимо нажать на кнопку  в левом нижнем углу экрана.

При выборе дела из левой части окна, в правой части отобразится список документов, входящих в это дело.

Рисунок 3.19. Список документов, входящих в дело

Кнопка  открывает выбранный документ в режиме редактирования.