Раздел канцелярии «Форма быстрой регистрации» предназначен для создания и быстрой регистрации карточек документов в Системе. Левая часть раздела содержит основные поля карточки, а в правой части производится работа с вложениями.

Рисунок 3.20. Левая сторона формы быстрой регистрации

Рисунок 3.21. Правая сторона формы быстрой регистрации

В зависимости от выбранного значения в полях «Вид документа» и «Канцелярский вид», набор полей в форме может изменяться. Обязательные для заполнения поля будут отмечены красной звёздочкой. Форма быстрой регистрации может содержать следующий набор полей:

• «Вид документа» – выбор вида документа из соответствующего справочника «Виды документов»;
• «Канцелярский вид» – выбор канцелярского вида документа. Заполняется автоматически в зависимости от выбранного вида документа, но может быть изменено;
• «Наша организация» – заполняется по умолчанию той организацией, к которой относится автор документа и не подлежит изменению;
• «Тема документа» – краткое указание основной темы документа, например, о чем говорится в письме;
• «Краткое содержание» – описание документов в произвольной форме. В данном поле по желанию дается описание документа, или любой другой дополнительной информации;
• «Типовой текст» – кнопка расположенная рядом с полем «Краткое содержание», позволяющее заполнить его одним из ранее заполненных типовых текстов.

Рисунок 3.22. Поле «Краткое содержание» и кнопка «Типовые тексты»

Поле «Адресаты» заполняется при регистрации входящего письма. С его помощью можно выбрать адресата из справочников «Сотрудники», «Подразделения», «Юр. лица» или «Физические лица».

Рисунок 3.23. Поле «Адресаты»

В области «Корреспонденты» можно добавить перечень корреспондентов документа. Для этого необходимо нажать на кнопку .

После нажатия на кнопку  открывается окно «Корреспондент»:

Рисунок 3.24. Окно «Корреспондент»

Окно «Корреспондент» содержит следующие поля:

• «Корреспондент» – обязательное для заполнение поле, в котором указываются физические или юридические лица из справочников Системы;
• «Способ доставки» – способ доставки документа;
• «Исходящий №» – регистрационный номер поступившего документа;
• «От» – дата регистрации поступившего документа;
• «Подписант» – Ф.И.О. сотрудника;
• «Примечание» – поле для дополнительной информации.

Область «Регистрационный номер» может содержать следующие поля:

• «Направление в дело» – выбор дела, в которое подшивается документ;
• «Вх. №» – регистрационный номер при регистрации входящего документа;
• «Исх. №» – регистрационный номер при регистрации исходящего документа;
• «Внутр. №» – регистрационный номер при регистрации внутреннего документа;
• «От» – дата регистрации. Заполняется автоматически текущей датой;
• Кнопка «Получить номер» – позволяет подставить номер согласно системному нумератору.

Область «Дополнительные сведения» расположена в нижней части окна и может содержать следующие поля:

• «Основания для приказа» и «Текст приказа» – заполняются в свободной форме;
• «Подразделение» – указывается подразделение автора документа;
• «Контрагент» – заполняется из справочников юридических и физических лиц;
• «Кому» – кому направляется документ;
• «Приоритет» исполнения документа. Из списка можно (но не обязательно) выбрать приоритет исполнения документа («Критический», «Высокий», «Нормальный» или «Низкий»);
• «Копия» – кому отправить копию;
• «Рубрика» – рубрика к которой относится документ;
• «Состав» – заполняется в свободной форме;
• «Дата поступления» – заполняется автоматически;
• «Ответить до» – дата, до которой требуется направить ответ.

Рисунок 3.25. Область «Дополнительные сведения»

Ниже области «Дополнительные сведения» можно установить маркер «Добавить связанные карточки», который предназначен для связывания карточки входящего документа с другими карточками Системы. Окно для установления связи будет открыто после регистрации документа.

После заполнения основных полей можно добавить электронный документ с помощью кнопки , расположенной в области «Вложения» в правой части экрана.

Рисунок 3.26. Область «Вложения» формы быстрой регистрации

После нажатия на кнопку «Добавить» откроется окно выбора файла, в котором следует выбрать необходимый документ. После этого откроется окно «Редактирование вложения» (рисунок 3.27), в котором указывается имя (подставляется автоматически в соответствии с именем файла), комментарий (при желании), а также тип документа из выпадающего списка. После нажатия кнопки «ОК» в этом окне, произойдёт загрузка и обработка документа, занимающая некоторое время.

Рисунок 3.27. Окно «Редактирование вложения» с раскрытым списком «Тип»

После загрузки файла отобразится его наименование и предпросмотр (рисунок 3.28).

Рисунок 3.28. Область «Вложения» после загрузки файла

После загрузки нескольких файлов вложений отобразятся кнопки переключения между файлами (рисунок 3.29)

Рисунок 3.29. Кнопки переключения между файлами вложения

Нажатие на кнопку  позволит удалить отображаемый в данный момент документ из списка вложений после подтверждения в соответствующем окне.

Рисунок 3.30. Окно подтверждения удаления

Для завершения работы с быстрой формой регистрации необходимо нажать на кнопку «Зарегистрировать».

После регистрации форма быстрой регистрации будет очищена и готова для ввода информации по новому документу.

Для более подробного ознакомления с порядком регистрации входящего документа в форме быстрой регистрации предлагаем ознакомиться с приведённым ниже демонстрационным роликом.