Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации. Справочник «Номенклатура дел» отображает информацию о действующей номенклатуре дел и доступен в меню «Канцелярия».

Рисунок 3.7. Пункт «Номенклатура дел» меню «Канцелярия»

Для отображения списка номенклатур необходимо:

• Выбрать нужное значение в поле «Год»;
• Выбрать организацию в поле «Организация»;
• Выбрать подразделение в поле «Подразделение».

Рисунок 3.8. Поля «Год», «Организация» и «Подразделение» справочника «Номенклатура дел»

Далее необходимо нажать на кнопку .

Список номенклатур отображается в виде таблицы со столбцами:

• «Заголовок дела»;
• «Индекс дела»;
• «Год»;
• «Срок хранения (лет)»;
• «Организация»;
• «Подразделение»;
• «Канцелярский вид документа».

Рисунок 3.9. Справочник «Номенклатура дел»

На панели действий справочника присутствует ряд кнопок, при помощи которых можно управлять записями:

•  – «Создать»;
•  – «Изменить»;
•  – «Удалить»;
•  – «Просмотреть дела»;
•  – «Загрузить из CSV».

Удалить можно только номенклатуру дел, созданную текущим пользователем.

Кнопка «Просмотреть дела» позволяет просмотреть дела, относящиеся к выбранному элементу номенклатуры.

Кнопка «Загрузить из CSV» открывает окно загрузки номенклатуры дел (рисунок 3.10), в котором следует нажать кнопку «Выбрать файл» и выбрать файл формата csv, содержащий информацию о номенклатуре.

Рисунок 3.10. Окно «Загрузка для «Номенклатура дел»»

При нажатии на кнопку  открывается форма создания номенклатуры дел.

Рисунок 3.11. Редактирование номенклатуры дел

Обязательными для заполнения являются поля:

• «Заголовок дела»;
• «Подразделение» - В дальнейшем при регистрации документов будут показаны дела данной номенклатуры, принадлежащей указанному подразделению;
• «Нумератор по умолчанию».

При необходимости заполняются поля:

• «Индекс дела»;
• «Номера статей по перечням»;
• «ЭПК» - Отметка экспертной комиссии. Если отметка проставлена у родительского элемента, то будет отмечена и в текущем);
• «Категория хранения дел» - При выборе значения «Временное хранение» поле «Срок хранения (лет)» становится обязательным для заполнения;
• «Срок хранения» (в годах);
• «Канцелярский вид документа» - Ограничивает набор дел при регистрации. Если поле не будет заполнено, то вывод связанного с ним дела будет доступен для всех канцелярских видов;
• «Комментарий» - Произвольный комментарий, содержащий любую дополнительную информацию о пункте номенклатуры;
• «Фонд».

Значение поля «Родительский элемент» выбирается из выпадающего списка или в окне, открывающемся при нажатии на кнопку .

Для создания номенклатуры дела необходимо нажать на кнопку .

Рисунок 3.12. Кнопка «ОК» страницы редактирование номенклатуры дел