ГИС «ТОР СЭД» предназначена для хранения, маршрутизации и обработки документов по типовым бизнес-процессам.

К типовым процессам относятся:

• создание внутренних документов;
• подготовка и отправка исходящей корреспонденции;
• обработка входящей корреспонденции.

Карточка внутреннего документа создаётся для приказа, служебной записки, регламента или инструкции. Внутренний документ направляется по процессу согласования и утверждения пользователям, которых назначили участниками процесса. Карточка внутреннего документа приказа после утверждения направляется делопроизводителю для регистрации (в рамках процесса «Согласование») и может быть направлена, при необходимости, на ознакомление сотрудникам организации (Рисунок 5.1).

Рисунок 5.1. Процесс обработки внутреннего документа (приказ, регламент, инструкция)

Карточка внутреннего документа служебной записки может быть направлена, при необходимости, на ознакомление сотрудникам организации без регистрации делопроизводителем (Рисунок 5.2).

Рисунок 5.2. Процесс обработки внутреннего документа (служебная записка)

Созданная карточка для исходящего документа направляется по процессу согласования и утверждения пользователям, которых назначили участниками процесса. После утверждения документ попадает делопроизводителю для регистрации (в рамках процесса «Согласование») и отправки получателям в соответствии со способом отправки, указанным в карточке (Рисунок 5.3).

Рисунок 5.3. Процесс обработки исходящих документов

У всех пользователей Системы, при необходимости, имеется возможность выполнить создание карточки входящего документа. В этом случае пользователь проверяет правильность адресации, комплектность и целостность документов, затем создаёт карточку входящего документа и направляет её делопроизводителю для регистрации (Рисунок 5.4). Тот, в свою очередь, проверяет корректность заполнения данных карточки документа, регистрирует документ и направляет его на ознакомления сотрудникам организации (адресатам).

Рисунок 5.4. Процесс обработки входящих документов

Для каждого входящего документа создаётся отдельная карточка, в которой указывается общая информация о документе, прикладывается электронная копия основного документа и приложений, осуществляется регистрация документа, в результате которой документу присваивается регистрационные номер и дата регистрации.

Примечание: Документы, которые не подлежат регистрации, в Систему не вносятся и не являются частью процесса СЭД.

Каждый пользователь Системы имеет возможность работать с карточками документов. Перечень доступных функций зависит от вида пользователя и предоставленных ему прав (см. п. 1.3 Пользователи Системы).

В рамках данной главы будут рассмотрены следующие темы:

• создание карточки документа;
• работа с шаблонами документов;
• процессы обработки документов.