В зависимости от выбранного канцелярского вида, во вкладке «Канцелярия» могут отображаться следующие поля:

• «Вх. №», «от» – регистрационный номер и дата его получения при регистрации входящего документа. Поля заполнятся автоматически, после завершения процесса регистрации документа. Данные поля актуальны для входящего документа.
• «Исх. №», «от» – регистрационный номер и дата его получения при регистрации исходящего документа. Поля заполнятся автоматически, после завершения процесса регистрации документа. Данные поля актуальны для исходящего документа.
• «Внутр. №», «от» – регистрационный номер и дата его получения при регистрации внутреннего документа. Поля заполнятся автоматически, после завершения процесса регистрации документа. Данные поля актуальны для внутреннего документа.
• «Нумератор: Входящий» – наименование системного нумератора. Поле заполняется автоматически, в зависимости от установленного значения в поле «Канцелярский вид» (Рисунок 5.60). Данное поле актуально для входящего документа.
• «Нумератор: Исходящий» – наименование системного нумератора. Поле заполняется автоматически, в зависимости от установленного значения в поле «Канцелярский вид» (Рисунок 5.60). Данное поле актуально для исходящего документа.
• «Нумератор: Внутренний» – наименование системного нумератора. Поле заполняется автоматически, в зависимости от установленного значения в поле «Канцелярский вид» (Рисунок 5.60). Данное поле актуально для внутреннего документа.
• «Адресаты» – информация о сотруднике, на имя которого поступил документ. Поле заполняется путём выбора сотрудника из справочника сотрудников организации (Рисунок 5.63) и актуально для входящего документа. Переход в справочники описан в п. 2.2.5 Взаимодействие с элементами интерфейса.

Рисунок 5.63. Пример справочника сотрудников организации

Примечание: Увеличить количество полей для указания адресатов можно с помощью кнопки «Добавить», расположенной справа от поля «Адресаты» (Рисунок 5.58).

• «Должность» – наименование актуальной в рамках документа должности сотрудника, указанного в качестве адресата документа. Поле появляется после установки значения в поле «Адресаты» и заполняется путём выбора значения из списка. Данное поле актуально для входящего документа.
• «Почтовый идентификатор» – номер трекера, по которому можно отслеживать местонахождение письма. Данное поле актуально для исходящего документа.

Примечание: Для использования этого поля необходима интеграция с организацией «Почта России». Если администратором Системы не были выполнены необходимые настройки, то при попытке использования этого поля пользователь получит сообщение: «Сервис не подключен».

• «Дата поступления» – указывается дата и время поступления входящего документа. Ввод даты выполняется вручную или с помощью календаря (см. п. 2.2.5 Взаимодействие с элементами интерфейса). Ввод времени выполняется вручную. Данное поле актуально для входящего документа.
• «В ответ на» – указывается наименование входящего или исходящего документа, ответом на который является текущий документ. Поле заполняется путём выбора документа в списке входящих или исходящих документов (Рисунок 5.64 и Рисунок 5.65). Список открывается с помощью кнопки в правой части поля «В ответ на». Данное поле актуально для входящего и исходящего документа.

Рисунок 5.64. Список исходящих документов

Рисунок 5.65. Список входящих документов

• «Ответить до» – указывается дата ответа на входящий документ, если сроки ответов указаны в регламенте организации. Поле заполняется вручную или с помощью календаря (см. п. 2.2.5 Взаимодействие с элементами интерфейса). Данное поле актуально для входящего документа.
• «Примечание» – многострочное текстовое поле для ввода произвольного текста. Данное поле актуально при выборе вида документа «Инструкция» или «Регламент» в окне «Создать документ» (см. Рисунок 5.14).