В разделе «Внутренние документы» по аналогии с разделом исходящих документов можно создать текстовый (PDF) или цифровой (XML) документ. Структура новой карточки документа подробно описана в разделе 3.2 Создание карточки документа.

Особенностью новой карточки внутреннего документа, по сравнению с аналогичной карточкой исходящего документа, является:

• отсутствие вкладки «Получатели» в карточке текстового документа (Рисунок 6.4);
• количество полей вкладки «Сотрудники» (Рисунок 6.5).

Рисунок 6.4. Область вкладок новой карточки внутреннего текстового документа

Рисунок 6.5. Вкладка «Сотрудники» новой карточки внутреннего документа

Заполнение вкладок «Редактирование», «Связи документа», а также вкладки «Структурированные данные» внутреннего цифрового документа выполняется аналогично заполнению вкладок карточки исходящего документа и подробно описано в разделах 3.2.1.1 Вкладка «Редактирование», 3.2.1.2 Вкладка «Связи документа» и 3.2.2.4 Вкладка «Структурированные данные».

Во вкладке «Сотрудники» карточки внутреннего документа, кроме полей «Согласующие» и «Подписанты», отображаются поля для указания исполнителя резолюции по документу и наблюдателя (Рисунок 6.6).

Рисунок 6.6. Поля карточки внутреннего документа для указания исполнителя резолюции по документу и наблюдателя

В поле «Исполнители» указывается пользователь, которому по данному документу резолюция поступит на исполнение.

В поле «Наблюдатели» указывается пользователь, которому требуется разрешить только просмотр карточки документа.

Примечание: Поля «Исполнители» и «Наблюдатели» не являются обязательными для заполнения.

Выбор пользователей в полях вкладки «Сотрудники» внутреннего документа выполняется аналогично выбору пользователей в полях вкладки «Сотрудники» исходящего документа и подробно описан в разделе 3.2.1.4 Вкладка «Сотрудники».

После выбора пользователей в списках указанные значения отобразятся в соответствующих полях (Рисунок 6.7).

Рисунок 6.7. Заполненные поля вкладки «Сотрудники» внутреннего документа

Примечание: С момента первого сохранения в карточке добавится вкладка «История документа».

Также особенностью карточки внутреннего документа можно считать процесс её удаления в статусе «Черновик», который отличается от удаления карточки исходящего документа в аналогичном статусе (см. раздел 3.4 Удаление карточки документа).

При удалении карточки внутреннего документа не изменяется статус карточки, а полностью удаляется запись в БД Программы.

Примечание: Пользователь может удалить карточку внутреннего документа в статусе «Черновик», если ему была назначена роль «Делопроизводитель».

После отправки внутреннего документа на согласование и подпись в области вкладок карточки появятся вкладки «Исполнение» и «Наблюдатели».

Внимание: Если внутренний документ создавался как документ ДСП, то специальная отметка «ДСП» в заголовке карточки отобразится только после отправки документа на согласование и подпись.

Если при создании карточки был указан исполнитель, то во вкладке «Исполнение» будет отображаться информация об исполнении резолюций по документу (Рисунок 6.8).

Рисунок 6.8. Информация об исполнении резолюций по документу

Структура вкладки «Исполнение» аналогична структуре вкладки «Резолюция» входящего документа и подробно описана в разделе 5.2.2 Вкладка «Резолюции».

Если при создании карточки был указан наблюдатель, то после регистрации документа во вкладке «Наблюдатели» будет отображаться информация о назначении наблюдения за документом (Рисунок 6.9).

Рисунок 6.9. Информация о назначении наблюдения за документом