Подсистема «Облачный архив» (далее - Подсистема) предназначена для организации временного хранения электронных архивных документов организаций-источников комплектования (ОИК) с сохранением их юридической значимости и передачи документов в подсистему «ЦХЭД» (далее также «ЦХЭД»).

Подсистема представляет собой комплекс функциональных и технических решений, обеспечивающих прием из систем электронного документооборота (СЭД), иных информационных систем либо посредством ручной загрузки электронных архивных документов и дел, завершенных делопроизводством, автоматизированное комплектование и временное хранение электронных архивных документов (ЭАД) до передачи их на постоянное хранение в «ЦХЭД» либо уничтожение в установленном порядке.

В Подсистеме автоматизированы следующие основные процессы:

• авторизация пользователей Подсистемы в «Единой системе идентификации и аутентификации» (ЕСИА);
• ведение реестра видов документов;
• ведение номенклатур дел, направление номенклатуры дел в «ЦХЭД»;
• прием из СЭД и иных информационных систем организации электронных документов и дел;
• получение и обработка электронных документов и скан-образов документов на бумажных носителях при включении их в Подсистему;
• проверка получаемых ЭАД на наличие вирусов;
• семантический полнотектовый поиск по документам (все содержимое ЭАД), содержащих машиночитаемую текстовую информацию;
• ограничение доступа к ЭАД, имеющим ограничительную отметку «ДСП»;
• формирование уведомлений по результатам проверки целостности состояния ЭАД;
• подготовка и передача документов сотрудниками структурных подразделений ведомства на ведомственное хранение;
• временное хранение ЭАД с обеспечением их юридической значимости;
• обеспечение доступа к хранимым документам;
• присвоение идентификационного учетного номера (архивного шифра) ЭАД;
• формирование, хранение и отправка ЭАД и описей дел/документов в «ЦХЭД»;
• формирование актов приема-передачи дел архивных документов и обмен ими с «ЦХЭД»;
• выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения, формирование актов об уничтожении документов;
• синхронизация справочников из «ЦХЭД» (Архивы, Фонды);
• формирование печатных форм описей дел/документов.