Проект сводной описи подлежит представлению на согласование/утверждение ЭК ОИК.

Примечание: При подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) проводится экспертиза ценности. Экспертизе ценности подлежат все документы государственного органа, органа местного самоуправления, организации независимо от видов носителей и способов записи (пп. "б" п. 16, п.17, пп. "б" п. 22 Правил хранения документов, утв. Приказом Росархива N 77).

Экспертизу ценности на предмет отбора документов для передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов), а также включения в состав Архивного фонда РФ проводит ЭК ОИК или ЦЭК ОИК.

Решения о включении документов в состав Архивного фонда РФ принимает ЭПК архивного учреждения (п.14, пп. "б" п.16, п.17 Правил хранения документов, утв. Приказом Росархива № 77).

После внесения всех данных в карточку проекта сводной описи и их сохранения, становится доступной функция согласования. Для создания нового согласования необходимо нажать на кнопку «+ Создать согласование», расположенную в правой верхней области блока «Согласование» (Рисунок 8.15).

Рисунок 8.15. Функция создания согласования

Примечание: работа с блоком «Согласование» (создание нового согласования, редактирование) проекта сводной описи доступна Пользователям с системной ролью «Архивист» и «Составитель описи».

Для создания согласования необходимо нажать кнопку «+ Новое согласование» в блоке «Согласование» (Рисунок 8.16).

Рисунок 8.16. Создание нового согласования проекта сводной описи

В открывшейся экранной форме в блоке «Согласование»/«Экспертная комиссия ОИК» из выпадающего списка поля «Согласующие» выбрать согласующих (одного, либо несколько). Затем перейти в поле «Председатель комиссии» и из выпадающего списка выбрать одного утверждающего и указать крайнюю дату утверждения проекта сводной описи (Рисунок 8.17).

Рисунок 8.17. Выбор состава ЭК ОИК

Примечание: В списке согласующих отображаются пользователи, которые добавлены в справочник «Участники согласований» в роли «Согласующий».

В списке поля «Председатель комиссии» отображаются только пользователи, добавленные в справочник «Участники согласований» в роли «Председатель комиссии».

Далее нажать кнопку «Сохранить» и подтвердить сохранение во всплывающем окне. После этого, при необходимости, в блок «Согласование» проекта сводной описи можно внести изменения. Для этого требуется войти в режим редактирования, который становится активным после назначения состава ЭК ОИК, и нажать кнопку «Редактировать согласование», расположенную в правой верхней области блока «Согласование» (Рисунок 8.18).

Рисунок 8.18 Кнопка «Редактирование согласования»

Для отправки проекта описи на согласование необходимо в окне «Просмотр проекта описи» нажать кнопку «Отправить на согласование ЭК» (Рисунок 8.19).

Примечание: Отправка описи на согласование доступна только пользователю с системной ролью «Составитель описи».

Рисунок 8.19 Отправка на согласование ЭК

Подтвердить действие во всплывающем окне (Рисунок 8.20).

Рисунок 8.20. Подтверждение действия отправки описи на согласование

В блоке «Общая информация» описи статус обработки изменится на значение «На согласовании ЭК».

Рисунок 8.21. Изменение статуса сводной описи «На согласовании ЭК»