Прием архивных документов на хранение в государственный архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (п.37.8 Приказа Росархива от 02.03.2020 N 24) составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в государственном архиве, другой - в ОИК.

После приема отправленных по сводной описи ЭАД государственный архив формирует в «ЦХЭД» Акт приема-передачи и направляет его в Подсистему (Рисунок 8.47).

Рисунок 8.47. Акт приема-передачи документов на хранение

Полный список Актов приема-передачи ОИК, существующих в Подсистеме и доступных для просмотра Пользователю, представлен в разделе «Акты приема-передачи» Главного меню Подсистемы (Рисунок 8.48)

Рисунок 8.48. Экранная форма раздела «Акты приема-передачи» Главного меню

Список актов в Подсистеме отображается в виде таблицы. Заголовки столбцов содержат следующие наименования параметров Актов:

• «Номер акта»;
• «Дата формирования акта в ЦХЭД»;
• «Номер сводной описи»;
• «Год сводной описи»;
• «ТК ЦХЭД»;
• «Скачать Акт» (с помощью кнопки  Пользователю доступна функция скачивания акта).

По каждому столбцу таблицы можно выполнить сортировку – по возрастанию значения параметра или убыванию.

Для удобства работы со списком актов имеется возможность настраивать набор отображаемых столбцов таблицы. Нажатие кнопки , расположенной в верхней правой части экрана, раскроет меню с полным списком возможных столбцов таблицы (Рисунок 8.49).

Рисунок 8.49. Меню с полным списком возможных столбцов таблицы

Отображаемые в таблице столбцы отмечены в меню маркером. Чтобы скрыть столбец, следует нажать на его название. Для отображения столбца необходимо нажать на название столбца не отмеченного маркером.

В верхней части экранной формы расположена поисковая строка (см. Рисунок 8.48).

В Подсистеме в Разделе «Акты приема-передачи» реализована функция быстрого поиска по параметрам «Номер акта» или «Номер сводной описи».

Для поиска акта пользователю необходимо:

• ввести данные в поисковую строку;
• нажать на кнопку поиска .

Подсистема отображает список отобранных дел в области «Результаты поиска».

Кроме того, в разделе «Акты приема-передачи» предусмотрен поиск дела с помощью расширенного фильтра. Раскрыть расширенный фильтр возможно с помощью кнопки  (см. Рисунок 8.48).

Расширенный фильтр содержит следующие поля:

• «Номер акта»;
• «Дата формирования акта в ЦХЭД» (выбирается из выпадающего списка с помощью кнопки );
• «Номер сводной описи»;
• «Год сводной описи» (выбирается из выпадающего списка с помощью кнопки ).