Каждый пользователь в Подсистеме имеет одну или несколько системных ролей, назначенных администратором. В зависимости от системной роли, пользователь имеет доступ к определенным разделам главного меню Подсистемы и функциям работы с объектами (номенклатурами, делами, документами, описями, актами, справочниками, настройками).

В Подсистеме по умолчанию предусмотрены следующие системные роли:

• «Администратор» - сотрудник организации, которому предоставлены права на настройку Подсистемы для работы в организации, ведения справочников нормативно-справочной информации, ведения списка пользователей (их системных ролей, сертификатов подписей, принадлежность к подразделениям) и регулирования прочих параметров доступа сотрудников организации в Подсистему.
• «Сотрудник ОИК» - сотрудник организации, которому предоставлены права на ведение номенклатур, дел и документов (создание, редактирование, закрытие). Сотруднику ОИК доступно создание и редактирование сдаточных описей,а также их отправка на согласование.
• «Составитель описи» - сотрудник организации, которому предоставлены права на составление сдаточных и сводных описей дел, а также доступна функция отправки описей на согласование.
• «Архивист» - сотрудник организации, которому предоставлены права на согласование сдаточных описей, отправку актов уничтожения на согласование. Также архивисту открыт доступ на создание и редактирование номенклатур дел, дел, документов, сдаточных и сводных описей дел, но недоступна их отправка на согласование.
• «Руководитель ОИК» - сотрудник организации, которому предоставлены права на утверждение сдаточных описей дел/документов (руководитель структурного подразделения ОИК).
• «Руководитель архива ОИК» - сотрудник организации, которому предоставлены права на утверждение сводных описей дел/документов, актов уничтожения (дополнительно должен быть добавлен в справочник участников согласований как «Ответственный за архив» , подробнее см. в разделе 1.8 Формирование экспертной комиссии и участников согласований).
• «Эксперт» - сотрудник организации, который может быть добавлен в состав ЭК ОИК для вынесения решения в составе ЭК ОИК при согласовании сводных описей и актов уничтожения (дополнительно должен быть добавлен в справочник участников согласований как «Согласующий» или «Председатель комиссии», подробнее см. далее в разделе 1.8 Формирование экспертной комиссии и участников согласований).

Если у пользователя в системных настройках профиля установлено подразделение, то для такого пользователя функция просмотра, редактирования и создания будет доступна только в отношении тех данных (дела, документы, разделы номенклатуры, описи и пр.), которые относятся к его подразделению.

Подробное описание прав доступа к функциям и компонентам Подсистемы приведены в Приложении А документа «Руководство пользователя Подсистемы», доступном на официальном сайте ГИС «Платформа «ЦХЭД» в разделе «Нормативная документация» (https://platform-eadsc.voskhod.ru/docs).