После завершения комплектования сдаточной описи делами её необходимо отправить на согласование.

Доступ к функции отправки сдаточной описи на согласование имеют пользователи с системными ролями «Сотрудник ОИК» и «Составитель описи».

Согласование сдаточных описей выполняется последовательно сначала пользователем с ролью «Архивист», затем пользователем с ролью «Руководитель ОИК», у которого указано соответствующее разделение.

Первоначально проект описи должен быть согласован архивистом. Для отправки проекта сдаточной описи на согласование архивисту необходимо нажать кнопку (Рисунок 7.10).

Рисунок 7.10. Добавление участника согласования

После отправки описи на согласование карточка описи недоступна для редактирования.

Опись становится доступна для согласования пользователям с указанной системной ролью «Архивист».

В поле «Общая информация» карточки проекта сдаточной описи статус обработки изменится на «На согласовании архивиста», а в поле «Согласование» будет отражаться подробная информация о прохождении процедуры согласования и ее итогах: порядковый номер согласования, ФИО пользователя, вынесшего решение, вид решения, комментарии, файлы с замечаниями, дата и время вынесения решения (Рисунок 7.11).

Рисунок 7.11. Статус обработки проекта сдаточной описи после отправки на согласование

Если опись находится в стадии согласования и/или утверждения, либо статус описи изменился на «Согласовано с замечаниями», информацию о ходе процесса согласования и изменении статуса сдаточной описи пользователи могут видеть в подразделе «Сдаточные описи»→«Проекты» Главного меню.

Если при согласовании архивист выбрал тип решения «Согласовать с замечаниями», то статус описи станет «Доработка замечаний архивиста». Составителю описи необходимо будет скорректировать опись согласно замечаниям архивиста и повторно направить ее на согласование с помощью кнопки «Отправить на согласование архивисту».

Если процедура согласования завершена (опись согласована архивистом и утверждена руководителем подразделения ОИК), то статус сдаточной описи изменится на «Утверждена» и такая опись перестанет быть доступна в подразделе «Сдаточные описи»→«Проекты» и станет доступна только в подразделе «Сдаточные описи»→«Утвержденные»(Рисунок 7.12).

Рисунок 7.12. Блок «Утвержденные». Статус обработки сдаточной описи «Утверждена»

Для получения подробной информации необходимо выбрать нужную опись из списка поля «Результаты поиска» и зайти в карточку Описи. Информация о результатах согласования содержится в поле «Согласование». Нажатие на кнопку , расположенную справа от названия поля, раскрывается блок с более подробной информацией (Рисунок 7.13).

Рисунок 7.13 Фрагмент карточки сдаточной описи со статусом «Утверждена»

Описание процедур согласования и утверждения сдаточной описи приведено далее в разделах 7.2 Согласование сдаточной описи архивистом и 7.3 Утверждение сдаточной описи руководителем.