Все документы, внесенные в Подсистему, требующие архивации и хранения, должны быть подкреплены в карточки дел, входящих в состав номенклатур дел Подсистемы. Дело не может быть создано в Подсистеме, пока не создана номенклатура дел этого года.

Каждое дело в Подсистеме имеет набор признаков, которые указывают на вид и параметры документов, входящих в состав дела:

• «Заголовок дела» - заголовок дела, согласно утвержденной номенклатуре дел;
• «Индекс дела» - индекс (номер) дела, согласно утвержденной номенклатуре дел;
• «Вид носителя» - признак формируется Подсистемой автоматически на основе документов, которые прикреплены к делу. Возможны значения: «Электронный» или «Гибрид». Значение «Электронный» присваивается делу, если в его состав прикреплены только документы с указанным видом носителя «Электронный вид». Если в состав дела входит хотя бы один документ с видом носителя «Бумага», делу автоматически присваивается вид носителя «Гибрид».
• «Статья» - статья хранения согласно реестру видов документов, признак задает пользователь при создании и редактировании дела. Статья хранения задаёт срок хранения делу и всем документам, прикрепленным к нему.
• «Срок хранения» - срок хранения документов, входящих в состав дела. Формируется на основе указанной для дела статьи, согласно реестру видов документов.
• «Вид хранения» - признак, формируемый Подсистемой автоматически на основе срока хранения дела («Постоянно», «Временно», «ДЗН» (до замены новыми), «ДЛО» (до ликвидации организации),«ДМН» (до минования надобности).
• «Подразделение» - подразделение, к которому привязано дело. Дело автоматически наследует этот признак из раздела номенклатуры, в котором создано это дело. Признак может быть не заполнен, если у раздела номенклатуры, к которому относится дело, не указано подразделение. Данный признак предусмотрен в Подсистеме для разграничения прав доступа между пользователями из разных подразделений. Если для дела задано подразделение, то с таким делом (и документами в нём) могут работать только пользователи, в профиле которых указано то же подразделение, либо пользователи, у которых не задано ни одно подразделение.
• «Информация о бумажном носителе»→«Место размещения» - текстовое поле, в которое внесена информация о месте хранения бумажных документов, входящих в состав дела. Заполняется в случае, если в составе дела есть документы на бумажном носителе.
• «Переходящее» - признак, обозначающий, что данное дело не закрывается в конце года и может входить в состав нескольких номенклатур дел (номенклатур за разные года) (технически – каждый год создается его продолжение в рамках номенклатуры одного года).

В целях исключения случаев потери документов, входящих в состав дел, дела не могут быть удалены из Подсистемы. Дело можно открепить от номенклатуры определённого года, в этом случае дело следует отредактировать  и прикрепить к другой номенклатуре или другому разделу номенклатуры.

Когда формирование дела документами завершено, перед передачей дела по описи на хранение, дело должно быть закрыто.

Для отслеживания состояния дела предусмотрено присвоение карточке дела следующих статусов:

• «Активно» - для дел, которые входят в состав номенклатур и находятся в процессе редактирования и наполнения документами;
• «Удалено из номенклатур» - для дел, которые удалены из первичной номенклатуры, но не добавлены ни в одну другую номенклатуру (либо в ту же номенклатуру повторно);
• «Закрыто» - для дел, формирование документами которых завершено, готовых к сдаче на хранение.

Порядок присвоения статусов карточке дела приведен на Рисунок 1.3.

Рисунок 1.3. Порядок присвоения статусов карточке дела