Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, в организации составляется номенклатура дел.

Все документы, внесенные в Подсистему, требующие архивации и хранения, должны быть подкреплены в дела, входящие в состав номенклатур дел.

Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Для работы с делами определённого года в Подсистеме создается карточка номенклатуры дел, где заполняется информация о структуре номенклатуры и делах, входящих в её состав в течение 1 года. Одна карточка номенклатуры может соответствовать строго только одному году. На следующий год должна быть заведена карточка номенклатуры, соответствующая следующему году.
В процессе работы в Подсистеме карточка номенклатуры дел может принимать статусы:

• «Редактирование» - если номенклатура находится на этапе наполнения и корректировки;
• «Действующая» - если номенклатура переведена в действующую.

Порядок присвоения статусов карточке номенклатуры дел приведен на Рисунок 1.1.

Рисунок 1.1. Порядок присвоения статусов карточке номенклатуры дел в Подсистеме

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, организации-источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, или экспертно-проверочной комиссии субъекта Российской Федерации, или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации (далее - ЭПК архивного учреждения).

Подсистема позволяет выполнить автоматизированную отправку номенклатуры дел в необходимый государственный архив,  в котором установлена подсистема «ЦХЭД» и поддерживается обмен с подсистемой «Облачный архив». В процессе отправки и приема номенклатуры дел в «ЦХЭД» государственного архива карточка номенклатуры дел может принимать следующие статусы отправки в «ЦХЭД»:

• «нет отправки в ЦХЭД» - если номенклатура никогда не отправлялась в «ЦХЭД»;
• «отправлен в ЦХЭД» - если транспортный контейнер с номенклатурой дел отправлен в «ЦХЭД», но еще не получена квитанция о доставке;
• «доставлен в ЦХЭД» - если пришла ответная квитанция, о том что транспортный контейнер с номенклатурой дел доставлен в «ЦХЭД»;
• «не доставлен в ЦХЭД» - если пришла ответная квитанция, о том что транспортный контейнер с номенклатурой дел не доставлен в «ЦХЭД» (ошибка, не пройден контроль целостности и т.п.);
• «принят в ЦХЭД» - если получено сообщение из «ЦХЭД» архива о приеме транспортного контейнера с номенклатурой дел;
• «не принят в ЦХЭД» - если получено сообщение из «ЦХЭД» архива об отказе в приеме транспортного контейнера с номенклатурой дел;
• «заменен в ЦХЭД» - если получена информация из «ЦХЭД» о приеме более нового транспортного контейнера с той же номенклатурой дел.

Порядок присвоения статусов отправки в «ЦХЭД» приведен на Рисунок 1.2.

Рисунок 1.2 . Порядок присвоения статусов отправки в «ЦХЭД» карточке номенклатуры дел в Подсистеме