Прием документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в архив от ОИК осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения (ст.22 Федерального закона №125-ФЗ) в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с ОИК (п.37.2 Приказа Росархива от 02.03.2020 №24).

Если утвержденная сводная опись ранее была направлена и принята в «ЦХЭД», Подсистема позволяет отправить в государственный архив сразу все ЭАД, относящиеся к сводной описи.

Для отправки ЭАД по утвержденной сводной описи, необходимо выполнить следующие действия:

• в Главном меню выбрать раздел «Описи», подраздел «Сводные описи», подраздел «Утвержденные»;
• найти сводную опись, в которую включены ЭАД, подлежащие отправке в «ЦХЭД». Для расширенного фильтра задать условие: «Статус отправки в ЦХЭД» = «Принят в ЦХЭД» (выбор значения из выпадающего списка);
• перейти в карточку нужной сводной описи из списка. Откроется форма «Просмотр описи»;
• нажать на кнопку «По описи в ЦХЭД»;
• во всплывающем окне «Передача ЭАД на хранение в ЦХЭД» нажать на кнопку «Отправить»;
• ЭАД автоматически формируются в транспортный контейнер и отправляются в «ЦХЭД» государственного архива.

После успешной отправки и приема государственным архивом ЭАД на постоянное хранение из «ЦХЭД» в Подсистему поступит сообщение о приеме транспортного контейнера с ЭАД, при этом статус отправки ЭАД в «ЦХЭД» изменится автоматически на «Принят в ЦХЭД».