Основным объектом хранения информации о документе в Подсистеме является карточка электронного архивного документа.

Карточка  электронного архивного документа представляет собой набор атрибутов и блоков для фиксирования информации о документе.

Для передачи документа на хранение карточка документа прикрепляется к делу.

Некоторые атрибуты карточки документа заполняются пользователями Подсистемы, другая часть атрибутов наследуется из дела, к которому прикреплен документ. Третья часть атрибутов формируется Подсистемой автоматически в процессе обработки и передачи документа на хранение.

Атрибуты документа, которые заполняются (а в случае автоматической загрузки, могут быть отредактированы) пользователями:

• «Регистрационный номер» - регистрационный номер документа;
• «Дата регистрации» - дата регистрации документа;
• «Вид носителя» - вид носителя основного документа, предусмотрены значения: «Электронный» или «Бумага»;
• «Источник» - источник, откуда документ введён в Подсистему. Перечень источников в Подсистеме задается индивидуально для каждой организации в справочнике «Источники» (например: «СЭД Практика», «АРМ МЭДО ДСП», «Массовая загрузка из файла» и т.п.);
• «Идентификатор ЭД в источнике» - идентификатор документа в источнике;
• «Подразделение» - подразделение, к которому относится документ (необязательно). Если задано подразделение, то к документу имеют доступ только пользователи, в профиле которых указано это подразделение, либо пользователи, у которых не задано ни одно подразделение;
• «Индекс и заголовок дела» - дело, к которому относится документ.

Атрибуты документа, которые наследуются из дела, к которому прикреплен документ:

• «Вид хранения» - признак, наследуемый из карточки дела, к которому привязан документ («Постоянно», «Временно», «ДЗН», «ДЛО», «ДМН»);
• «Срок хранения во временном хранилище» - количество лет хранения документа, наследуемое из карточки привязанного дела, и дата истечения срока хранения.
• «Информация о бумажном носителе» - информация о местоположении бумажного носителя, наследуется из дела, к которому прикреплен документ.

Атрибуты документа, которые формируются Подсистемой автоматически в процессе обработки и передачи документа на хранение:

• «Дата и время создания в системе» - дата создания документа в Подсистеме;
• «Дата последнего обновления» - дата последнего обновления в Подсистеме;
• «Архивный шифр» - шифр, состоящий из краткого наименования архива, номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера дела по описи, номера документа в деле. Присваивается делам и документам, внесенным в сводную опись дел, после ее утверждения экспертной комиссией ОИК или ЭПК архивного учреждения;
• «Статус» - статус обработки документа.

В процессе создания, наполнения и обработки информации карточка документа может принимать следующие статусы обработки:

• «Черновик» - сохраненная карточка документа, созданная пользователем вручную или путем загрузки из CSV, в которой не указано дело и не прикреплено ни одного файла документа;
• «Новый» - сохраненная карточка документа, созданная пользователем вручную, в которой прикреплен файл документа, но не указано дело;
• «Новый из МЭДО» - карточка документа после автоматического получения документа по каналу МЭДО, в которой не указано дело;
• «Принят из загрузки» - карточка документа после массовой загрузки с использованием скрипта, в которой не указано дело;
• «Обработан» - сохраненная карточка документа, в которой прикреплен файл документа и указано дело (конечный статус).

Порядок присвоения статусов карточке электронного архивного документа приведен на Рисунок 1.4.

Рисунок 1.4. Порядок присвоения статусов карточке электронного архивного документа