Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации и введённых в Подсистему, регулируются отдельным справочником организации — реестром видов документов.

Реестр видов документов является перечнем документов, образующихся в процессе деятельности организации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Указанный перечень (реестр) согласно ч. 6.2 приказа Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. №71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» разрабатывается и утверждается государственными органами Российской Федерации по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Реестр видов документов в Подсистеме создается для каждой организации. Реестр может быть создан путём копирования типового реестра управленческих документов (предварительно имеющемся в Подсистеме), либо может быть создан вручную. В реестре указывается перечень статей хранения документов и  соответствующих им сроков хранения.

Для каждой карточки дела в Подсистеме указывается статья хранения из справочника реестра видов документов, которая определяет сроки хранения документов, добавленных в дело.

В Подсистеме предусмотрены следующие виды сроков хранения:

• «Временно» - временный срок хранения с указанием:
  • количества лет (полное число, например 5, 7, 14 ,50 и т.п.);
  • признаков:
    • «ЭК» - если по истечении срока хранения требуется рассмотрение дел (документов) экспертной комиссией организации;
    • «ЭПК» - если по истечении срока хранения требуется рассмотрение дел (документов) ЭПК архивного учреждения;
• «Постоянно» - постоянный срок хранения;
• «ДЗН» - до замены новыми;
• «ДЛО» - до ликвидации организации;
• «ДМН» - до минования надобности.