Согласно приказу Росархива от 31.07.2023 №77 архивные документы передаются на хранение в архив организации (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел/документов, составленным в структурных подразделениях.
Описи дел, документов структурных подразделений представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются работником структурного подразделения в те же сроки и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме.

Передача дел на хранение в архив организации (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, и утвержденному руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

В Подсистеме для передачи дел и документов из структурных подразделений в архив организации используются сдаточные описи.

Если в организации работа в Подсистеме ведётся с привязкой разделов номенклатур к подразделениям (заполнено «Подразделение» для раздела), то для передачи на хранение в Подсистему закрытые дела сначала должны быть обязательно сформированы в сдаточные описи. Такой вариант работы в Подсистеме предусмотрен, если доступ в Подсистему имеют представители структурных подразделений, которые формируют сдаточные описи по своим подразделениям самостоятельно.

Если в организации работа в Подсистеме ведётся без привязки разделов номенклатур к подразделениям (не задан признак раздела «Подразделение»), то в этом случае для передачи дел/документов на архивное хранение допускается использование только сводных описей (будут рассмотрены далее). Такой вариант работы в Подсистеме обоснован, если доступ в Подсистему имеют только сотрудники архивного подразделения, которые ведут учет архивных документов без организации доступа в Подсистему сотрудников структурных подразделений.

При наступлении времени передачи дел/документов из структурных подразделений в архив организации в Подсистеме представители структурных подразделений (составители описи) создают карточки сдаточных описей, которые комплектуются делами в статусе «Закрыто».

Каждая сдаточная опись после завершения формирования передается на согласование архивисту. Архивист может вынести решение о согласовании описи с замечаниями. В этом случае сдаточная опись становится доступна для редактирования, составитель описи должен исправить полученные замечания, а затем вновь отправить опись на согласование архивисту.

Если архивист выносит положительное решение о согласовании, опись поступает на утверждение руководителю ОИК. Документы и дела, входящие в состав сдаточной описи, считаются сданными в архивное подразделение только после утверждения сдаточной описи руководителем ОИК.

В процессе работы с карточкой сдаточной описи она может принимать статусы, которые позволяют определить ее текущее положение в процессе обработки и доступные операции с ней:

• «Проект» - карточка описи создана и наполняется делами (находится на этапе редактирования);
• «На согласовании архивиста» - сдаточная опись отправлена на согласование архивисту;
• «Согласована архивистом» - получено решение «Согласовано» от архивиста;
• «Доработка замечаний архивиста» - получено решение «Согласовано c замечаниями» от архивиста, карточка описи доступна для редактирования составителю описи; после исправления замечаний опись нужно снова отправить на согласование архивисту;
• «Утверждена» - сдаточная опись утверждена руководителем ОИК.

Порядок получения статусов карточки сдаточной описи в процессе её обработки приведен на Рисунок 1.5.

Рисунок 1.5. Порядок присвоения статусов карточке сдаточной описи в процессе обработки в Подсистеме