Согласно приказу Росархива от 31.07.2023 №77 государственные и муниципальные организации выступают источниками комплектования государственных архивов. Передача электронных архивных документов из системы хранения электронных документов организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива производится по описям электронных документов. К описям электронных документов прилагаются реестры файлов электронных документов.

В Подсистеме для передачи дел и документов из архивного подразделения организации на постоянное хранение в государственные архивы или на временное хранение в Подсистему с сохранением юридической значимости используются сводные описи.

Дела формируются в сводные описи по схожим срокам хранения:

• от 6 до 10 лет;
• больше или равно 10 лет;
• по личному составу;
• постоянно.

Для дел/документов постоянного срока хранения по сводным описям происходит передача дел в государственные архивы, в которых установлена подсистема «ЦХЭД».

Для дел/документов временного срока хранения по сводным описям происходит передача дел во временное хранилище Подсистемы для хранения в соответствии с указанными сроками хранения.

При наступлении времени передачи дел/документов постоянного срока хранения в государственный архив уполномоченные пользователи архивного подразделения (составители описи) создают в Подсистеме карточки сводных описей, которые комплектуются делами в статусе «Закрыто».

Примечание: Если в организации используется привязка разделов номенклатур к подразделениям, перед добавлением в сводные описи закрытые дела предварительно должны быть переданы по утвержденным сдаточным описям (подробнее см. в разделе 1.6.1 Сдаточные описи и процессы их обработки).

После завершения комплектования сводной описи делами, составитель описи указывает состав экспертной комиссии (ЭК) ОИК для выполнения согласования описи: указываются ФИО согласующих (1 или несколько) и председателя комиссии. После указания состава комиссии опись отправляется на согласование ЭК ОИК.

Согласующие и председатель комиссии ознакамливаются с описью и каждый их них может  вынести решение:

• «Согласовать» - положительное решение о согласовании;
• «Согласовать с замечаниями» - к описи есть замечания, опись поступает на редактирование её составителю; составитель должен отредактировать опись согласно замечаниям и отправить на согласование ЭК ОИК повторно;
• «Отклонить» - решение об отклонении описи; в этом случае составитель может отредактировать текущую опись и заново пройти все этапы согласования, или создать новую опись, а отклоненная опись должна быть удалена.

После утверждения председателем ЭК ОИК опись дел постоянного срока хранения автоматически формируется в транспортный контейнер и отправляется в «ЦХЭД» государственного архива на согласование ЭПК архивного учреждения.

Из «ЦХЭД» государственного архива должен поступить ответный транспортный контейнер с решением от ЭПК. Если от ЭПК поступило требование на доработку, опись должна быть скорректирована и отправлена повторно на проверку ЭПК. Если ЭПК отклонила опись, можно отредактировать текущую опись и заново пройти все этапы согласования, или необходимо создать новую опись, а отклоненная опись может быть удалена составителем описи. Если от ЭПК поступило положительное решение о согласовании (утверждена ЭПК), опись становится доступной для утверждения руководителем архива ОИК.

Руководитель архива ОИК должен утвердить и отправить опись в «ЦХЭД» государственного архива. После успешной отправки описи, необходимо отдельным действием отправить в «ЦХЭД» государственного архива документы, входящие в состав дел описи постоянного срока хранения. После этого документы считаются переданными на хранение в государственный архив.

В процессе работы с карточкой сводной описи дел постоянного срока хранения, она может принимать статусы, которые позволяют определить ее текущее положение в процессе и доступные операции с ней:

• «Проект» - карточка описи создана и наполняется делами (находится на этапе редактирования);
• «На согласовании ЭК» - сводная опись отправлена на согласование ЭК ОИК;
• «Доработка замечаний ЭК» - получено решение «Согласовано c замечаниями» от согласующих или председателя комиссии, карточка описи доступна для редактирования составителю описи; после исправления замечаний опись нужно снова отправить на согласование ЭК ОИК;
• «Отклонена ЭК» - сводная опись отклонена согласующими или председателем ЭК ОИК; в этом случае составитель может отредактировать текущую опись и заново пройти все этапы согласования, или создать новую опись, а отклоненная опись должна быть удалена;
• «Утверждена ЭК» - сводная опись утверждена председателем ЭК ОИК;
• «На утверждении ЭПК» - утвержденная ЭК ОИК опись отправлена в транспортном контейнере на согласование ЭПК в «ЦХЭД» выбранного государственного архива, ожидается решение ЭПК;
• «Доработка замечаний ЭПК» - от ЭПК государственного архива получены требования доработать замечания по ранее отправленной сводной описи; после исправления замечаний опись нужно снова отправить на согласование ЭПК;
• «Утверждена ЭПК» - от ЭПК государственного архива получено положительное решение об утверждении описи, опись доступна для утверждения руководителем архива ОИК;
• «Отклонена ЭПК» - от ЭПК государственного архива получено решение об отклонении описи; в этом случае составитель может отредактировать текущую опись и заново пройти все этапы согласования, или создать новую опись, а отклоненная опись должна быть удалена;
• «Утверждена» - опись утверждена руководителем ОИК и автоматически направлена в «ЦХЭД» государственного архива.

Процесс обработки карточки сводной описи дел постоянного срока хранения и порядок получения ею статусов приведен на Рисунок 1.6.

Рисунок 1.6. Процесс обработки сводной описи дел постоянного срока хранения

При наступлении времени передачи дел/документов временного срока хранения уполномоченные пользователи архивного подразделения (составители описи) создают в Подсистеме карточки сводных описей, которые комплектуются делами в статусе «Закрыто».

Примечание: Если в организации используется привязка разделов номенклатур к подразделениям, перед добавлением в сводные описи закрытые дела предварительно должны быть переданы по утвержденным сдаточным описям (подробнее см. в разделе 1.6.1 Сдаточные описи и процессы их обработки).

Процесс работы с описями дел временного срока хранения аналогичен процессу работы с описями дел постоянного срока хранения до момента утверждения описи председателем ЭК ОИК.

После утверждения описи дел временного срока хранения председателем ЭК ОИК опись дел временного срока хранения сразу поступает на утверждение руководителем архива ОИК (минуя согласование ЭПК). Руководитель архива ОИК утверждает опись дел временного хранения и опись автоматически направляется во временное хранилище Подсистемы. После успешной отправки описи, необходимо отдельным действием отправить во временное хранилище Подсистемы документы, входящие в состав описи. После этого документы считаются переданными на хранение в Подсистему.

По истечении времени хранения Подсистема автоматически сформирует проект акта на уничтожение, после утверждения которой членами ЭК ОИК и руководителем архива ОИК документы будут уничтожены.

Процесс обработки карточки сводной описи дел временного срока хранения в процессе её обработки и порядок получения ею статусов приведен на Рисунок 1.7.

Рисунок 1.7. Процесс обработки сводной описи дел временного срока хранения