Номенклатура дел согласно Приказу Росархива от 31.07.2023 №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с ЭК ОИК, и утверждается руководителем ОИК или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Для каждого календарного года в Подсистеме должна быть создана отдельная карточка номенклатуры дел.

При ведении номенклатуры дел в Подсистеме возможно выполнение следующих операций:

• поиск номенклатуры дел;
• просмотр номенклатуры дел;
• создание номенклатуры;
• редактирование номенклатуры;
• копирование номенклатуры дел;
• перевод номенклатуры в действующую;
• отправка действующей номенклатуры в архивное учреждение.