Номенклатура дел, утвержденная и согласованная в соответствии с п.6.10 Приказа Росархива от 22.05.2019 №71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», должна быть переведена из статуса «Редактирование» в статус «Действующая».

Для перевода номенклатуры дел в статус «Действующая» Пользователю необходимо выполнить следующие действия:

• в Главном меню выбрать раздел «Номенклатуры дел»;
• осуществить поиск необходимой номенклатуры и/или выбрать ее из списка блока «Результаты поиска»;
• в открывшейся форме «Просмотр номенклатуры» нажать кнопку «Перевести в действующую» (Рисунок 4.30);

Рисунок 4.30. Перевод номенклатуры в статус «Действующая»

• подтвердить действие во всплывающем окне.

В результате в блоке «Общая информация» карточки номенклатуры дел статус номенклатуры должен измениться на «Действующая» (Рисунок 4.31).

Рисунок 4.31. Результат перевода номенклатуры в действующую. Смена статуса номенклатуры дел

Действующая номенклатура дел доступна для редактирования также как и другие номенклатуры, при соблюдении условий описанных ранее в разделе 4.5 Редактирование номенклатуры.

Если в действующую номенклатуру были внесены изменения, в области «Общая информация» карточки номенклатуры, открытой на редактирование, потребуется заполнить обязательное поле «Основание для изменений» (Рисунок 4.32). Для сохранения изменений следует нажать кнопку «Сохранить изменения» в нижней части формы.

Рисунок 4.32. Редактирование и сохранение изменений

Если данное поле будет не заполнено, Подсистема выдаст соответствующее сообщение (Рисунок 4.33).

Рисунок 4.33. Системное сообщение о необходимости указать причину изменений

После сохранения внесенных изменений в поле «Общая информация» карточки «Номенклатуры дел» появятся данные о дате и времени последнего изменения номенклатуры дел и основаниях, в связи с чем указанные изменения были внесены (Рисунок 4.34).

Рисунок 4.34. Результат корректировки действующей номенклатуры

Примечание: Номенклатура дел после сохранения внесенных изменений находится в статусе «Редактирование». Для перевода номенклатуры дел в статус «Действующая» необходимо повторно выполнить действия, описанные в текущем разделе.