Для создания проекта сдаточной описи дел/документов (далее – сдаточная опись) необходимо перейти в раздел «Описи», подраздел «Сдаточные описи», блок «Проекты» (см. Рисунок 7.2). Далее необходимо нажать кнопку «Добавить сдаточную опись». Будет открыта форма «Сдаточные описи/Проекты описей».

Форма добавления проекта сдаточной описи содержит поля «Общая информация» и «Структура описи» (Рисунок 7.4). Поле «Общая информация» состоит из полей:

• «Заголовок»;
• «Номер»;
• «Год»;
• «Составитель описи»;
• «Подразделение»;
• «Дата и время создания в системе»;
• «Дата и время последнего обновления»;
• «Статус обработки».

Обязательные для заполнения поля отмечены (*).

Рисунок 7.4. Экранная форма создания сдаточной описи

В Подсистеме предусмотрено создание многоуровневой структуры описи. Для создания разделов и подразделов, в области «Структура описи» необходимо открыть меню справа строки корневого раздела при помощи кнопки  и выбрать из выпадающего списка «Добавить раздел» (Рисунок 7.5).

Рисунок 7.5. Меню поля «Структура описи»

При добавлении раздела открывается поле, в которое необходимо ввести название раздела. Нажатие кнопки ,расположенной справа от строки позволит создать подраздел и/или удалить раздел. Повторное нажатие кнопки  и выбор из выпадающего списка «Добавить раздел»/«Добавить подраздел» позволит создавать необходимое количество разделов/подразделов Описи (Рисунок 7.6).

Рисунок 7.6. Создание многоуровневой структуры описи

Далее в опись необходимо добавить дела. Для добавления дела в раздел описи, необходимо в конце строки с названием раздела нажать кнопку  и из выпадающего списка меню (см. Рисунок 7.5, Рисунок 7.6) выбрать функцию «Добавить дело». Функция «Добавить все дела в опись» позволяет произвести групповое добавление всех доступных пользователю дел (Рисунок 7.7)

Примечание: в опись можно добавить только закрытые дела.

Рисунок 7.7. Карточка проекта сдаточной описи

После заполнения полей карточки проекта сдаточной описи необходимо сохранить изменения с помощью соответствующей кнопки и подтвердить действие во всплывающем окне.

В карточке проекта описи появится поле «Согласование» с активной функцией редактирования карточки описи и отправки проекта сдаточной описи на согласование архивисту, а в правой области поля «Структура описи» отразится информация о делах и документах добавленных в состав описи (Рисунок 7.8).

Рисунок 7.8. Экранная форма карточки описи с сохраненными данными