Описи дел временного хранения доступны для утверждения руководителем архива ОИК после их согласования и утверждения ЭК ОИК.

Описи дел постоянного хранения доступны для утверждения руководителем архива ОИК только после их утверждения ЭПК архивного учреждения (п.29 Приказа Росархива от 31.07.20023 №77).

Примечание: Функция утверждения сводной описи доступна пользователю с системной ролью «Руководитель архива ОИК».

При поступлении сводной описи на утверждение Подсистема направит руководителю архива ОИК соответствующее оповещение. Руководитель архива ОИК может нажать на кнопку , расположенную в правой верхней области экрана (Рисунок 8.39), откроется модальное окно со списком уведомлений (Рисунок 8.40).

Рисунок 8.39 Уведомление о наличии документов, требующих согласования/утверждения

Рисунок 8.40. Модальное окно со списком уведомлений

Нажав на конкретное уведомление, откроется экранная форма «Сводные описи/Проекты описей/ Просмотр проекта описи» (Рисунок 8.41).

Рисунок 8.41. Опись дел , требующая утверждения руководителем ОИК

Также, выбрать опись дел, требующую утверждения руководителем ОИК возможно с помощью расширенного набора фильтров поиска подраздела Главного меню «Сдаточные описи»→«Проекты описей». Из выпадающего списка параметра «Статус обработки» выбрать значение «Утверждена ЭК», нажать кнопку «Найти» (Рисунок 8.42).

Рисунок 8.42. Поиск описи дел, требующей утверждения руководителя архива ОИК с помощью расширенного фильтра

После чего, в блоке «Результаты поиска» будет выведен список описей, соответствующих заданному параметру поиска.

Для утверждения описи дел временного хранения и отправки ее во временное хранилище руководителю архива ОИК необходимо нажать кнопку «Утвердить и отправить во временное хранилище» расположенную в нижней области поля «Согласование» экранной формы «Сводные описи/Проекты описей/ Просмотр проекта описи» (Рисунок 8.43).

Рисунок 8.43. Утверждение и отправка во временное хранилище описи дел временного хранения

Во всплывающем окне «Отправка в ВХ» из выпадающего списка выбрать сертификат подписи и нажать кнопку «Сохранить» (Рисунок 8.44).

Рисунок 8.44. Выбор сертификата подписи для подписания и отправки описи дел временного хранения во внутреннее хранилище

Статус сводной описи сменится на «Утверждена», а в блоке «Согласование»/«Руководитель архива ОИК» карточки описи будет указана дата, время и ФИО руководителя архива ОИК, утвердившего опись.

После утверждения сводной описи руководителем архива ОИК, такая опись переходит в подраздел Главного меню «Сводные описи»→«Утвержденные» (Рисунок 8.45).

Рисунок 8.45. Изменение статуса сводной описи после ее утверждения руководителем архива ОИК

Одновременно Подсистема сформирует транспортный контейнер (архивный контейнер) и направит опись дел временного хранения во временное хранилище. В карточке сводной описи дел временного хранения

Подраздела Главного меню «Сводные описи»→«Утвержденные» в поле «Транспортные контейнеры» (ТК) добавится информация об отправленном транспортном контейнере: дата и время формирования, статус, дата окончания действия сертификата подписи (Рисунок 8.46). С помощью кнопки , расположенной в правой области поля, Пользователю станет доступна функция скачивания отправленного ТК.

Рисунок 8.46. Информация о ТК переданном во временное хранилище

Процесс утверждения руководителем архива ОИК описи дел постоянного хранения аналогичен процессу утверждения описи дел временного хранения, за исключением того, что доступ к кнопке «Утвердить и отправить в ЦХЭД» (см. Рисунок 8.36) в карточке проекта описи доступен руководителю архива только для сводных описей со статусом «Утверждена ЭПК».