После отправки сводной описи дел во временное хранилище необходимо отдельным действием отправить документы, входящие в состав описи, во временное хранилище Подсистемы.

Для отправки электронных документов во временное хранилище в Подсистеме предусмотрена функция отправки ЭАД как в составе утвержденной сводной описи дел временного хранения, так и документов, по которым описи не составлялись (в частности, для документов временных сроков хранения до 10 лет включительно).

Примечание: функция отправки ЭАД во временное хранилище доступна для пользователей с системной ролью «Администратор», «Архивист», «Составитель описи» или «Руководитель архива ОИК».

Если сводная опись передана во временное хранилище, то пользователь имеет возможность отправить во временное хранилище сразу все ЭАД, относящиеся к этой описи.

Для передачи ЭАД по сводной описи во временное хранилище необходимо:

• перейти в подраздел Главного меню «Сводные описи»→«Утвержденные»;
• найти сводную опись, по которой необходимо направить ЭАД во временное хранилище. Для расширенного фильтра сводных описей можно установить признак описи «Передана во временное хранилище»=«Да»;
• открыть карточку сводной описи;
• нажать кнопку «По описи во временное хранилище» в нижней части карточки описи (Рисунок 8.50);
• во всплывающем окне «Передача ЭАД на хранение во временное хранилище» нажать на кнопку «Отправить».

Рисунок 8.50. Передача ЭАД по описи во временное хранилище

Появится сообщение об успешной отправке архивного контейнера (Рисунок 8.51).

Рисунок 8.51. Сообщение об успешной отправке архивного контейнера во временное хранилище

Для передачи во временное хранилище ЭАД, не включенных в сводные описи, необходимо перейти в раздел Главного меню «Электронные документы», найти документ с помощью функции поиска (подробнее см. в разделе 6.1.2 Поиск электронного документа), выбрать необходимый ЭАД и открыть его карточку.

Примечание: функция «Отправить во временное хранилище» доступна только для ЭАД со статусом обработки «Обработан» и дело которого в статусе «Закрыто»..

В открывшейся форме «Просмотр электронного документа» нажать кнопку «Отправить во временное хранилище», расположенную в левой нижней области экранной формы (Рисунок 8.52).

Рисунок 8.52. Отправка ЭАД во временное хранилище

Подсистема сформирует архивный контейнер и появится сообщение о его успешной отправке во временное хранилище (Рисунок 8.51).

В области «Транспортные контейнеры» карточки документа появится запись о ТК со статусом «передан во временное хранилище».

Рисунок 8.53. Информация о передаче ТК во временное хранилище Подсистемы в карточке электронного документа

Документы, переданные любым из способов во временное хранилище Подсистемы, можно найти в разделе «Электронные документы», установив признак расширенного фильтра «Передан во временное хранилище»=«Да».

Подсистема обеспечит хранение переданных во временное хранилище документов на протяжении всего срока хранения.

После истечения срока хранения Подсистема автоматически сформирует проект акта об уничтожении. Подробнее о работе с актами уничтожения изложено далее в разделе «9 Уничтожение документов с истекшим сроком хранения по акту».